Il est parfois compliqué de s’organiser et de structurer les différentes tâches à faire dans notre quotidien professionnel. Pour nous aider, nous pouvons nous tourner vers des applications telles que celle dont nous allons parler dans cet article : Microsoft To Do.
Cette application est simple d’utilisation, gratuite et accessible de trois manières : via le web, une application de bureau et une application mobile. Sachez que MS To Do est prévu pour nous permettre de gérer nos tâches personnelles, mais voyons sans plus attendre à quoi ressemble cette application :
- Vous identifiez facilement avec quel compte vous êtes connecté
- La partie supérieure du bandeau de gauche est dédiée aux listes intelligentes
- Vous pouvez également créer vos propres listes qui se retrouveront dans la deuxième partie du bandeau de gauche
- Au fond de la partie principale de l’écran vous avez la possibilité d’ajouter directement de nouvelles tâches en écrivant leur titre
- Les boutons situés dans le coin supérieur droit vous permettent d’accéder aux paramètres de la liste affichée
Le paramétrage
Tout d’abord, nous avons la possibilité de connecter plusieurs comptes à cette application. Nous pouvons ensuite changer de compte à la volée si nous le souhaitons. Pour cela, il nous suffit de cliquer sur notre nom, ce qui a pour effet de développer un menu. Ce menu listera les comptes connectés ainsi que deux fonctionnalités, la gestion des comptes et le paramétrage de l’application.
Notre exemple montre deux comptes, de deux sociétés différentes (l’une étant un compte de test). En cliquant sur « Gérer les comptes« , nous ouvrons une nouvelle fenêtre qui nous permet de nous déconnecter des comptes existants et d’en ajouter si nécessaire.
Ensuite, nous pouvons accéder aux paramètres de l’application en cliquant sur le bouton correspondant situé sous celui de la gestion des comptes. Cela nous permet de paramétrer différentes fonctionnalités. Premièrement, il sera possible aux utilisateurs utilisant également l’application Wunderlist d’importer dans MS To Do les listes et les tâches existantes. En effet, il faut savoir que la même équipe de développement s’occupe de ces deux applications, d’où ce lien entre elles.
La deuxième partie de ce menu concernera plutôt les paramètres d’utilisation, de notifications et d’affichage. C’est par exemple depuis là que vous pouvez décider d’activer une alerte sonore lorsque vous notez une tâche comme achevée ou que vous optez pour le thème sombre, par exemple.
La dernière partie des paramètres nous permettra, quant à elle, de gérer les listes intelligentes. Nous en parlerons plus en détail plus bas dans notre article. Les paramètres en question nous permettront de déterminer quelles listes nous souhaitons afficher et si les listes vides doivent être masquées ou non. Nous pourrons également activer des connecteurs avec deux outils de la suite Office : Planner et Outlook.
Les tâches
Avant de détailler les différents éléments de l’interface vue plus haut, il nous paraît assez logique de s’arrêter sur les tâches et les éléments qui les composent.
Tout au sommet de la fenêtre de la tâche, nous allons simplement voir son titre. A la droite du titre, je vais voir une petite étoile. En la cochant, je vais pouvoir indiquer si c’est une tâche importante ou non. Directement en dessous du titre, je vais pouvoir créer une liste de sous-tâches qui me permettront d’organiser ma tâche principale. Nous pouvons ensuite ajouter la tâche à la liste intelligente « Ma journée » dont nous parlerons un peu plus bas.
Rappel
Afin d’organiser mes tâches, je vais pouvoir y ajouter différents éléments. Nous pourrons mettre un rappel. En cliquant sur le bouton « Rappel », l’application nous proposera plusieurs possibilités de base. Si celles-ci ne nous conviennent pas, nous pourrons bien sûr déterminer le jour et l’heure exacte du rappel.
Date d’échéance
Sur le même principe que les rappels, nous pourrons déterminer une date d’échéance.
Récurrences
Ces tâches peuvent également être répétées de plusieurs manières, cinq récurrences de base nous sont proposées : tous les jours, tous les jours de la semaine (de travail), toutes les semaines, tous les mois et tous les ans.
Nous pouvons également créer notre propre récurrence. Il est intéressant de remarquer que lorsqu’on choisit une récurrence personnalisée, nous avons quelques paramètres supplémentaires qui peuvent être intéressants comme nous pouvons le voir dans notre exemple dans lequel nous avons placé une récurrence toutes les semaines le mardi et le jeudi.
Autres fonctionnalités
Enfin, nous pouvons également joindre des fichiers et des notes à cette tâche pour avoir des compléments d’information.
Pour supprimer une tâche, il vous suffira de cliquer sur la poubelle située au bas de la fenêtre de la tâche.
Pour créer une nouvelle tâche, il vous suffit de cliquer dans l’espace inférieur de l’écran dans la zone « Ajoutez une tâche » et d’entrer son titre. Comme nous pouvons le voir dans la capture ci-dessous, nous pouvons directement ajouter à cette tâche une date d’échéance, un rappel ainsi qu’une récurrence.
Les listes intelligentes
Passons maintenant aux listes intelligentes qui occupent la première partie de notre bandeau de gauche :
- Ma journée
- Important
- Planifié
- Effectuées
- Toutes
- Attribuée à vous-même
- Courrier avec indicateur
Ma journée
« Ma journée » permet de planifier les tâches du jour. Cette liste correspondra toujours à la journée en cours. Nous pouvons y ajouter des tâches soit en cliquant sur le bouton « Ajoute à Ma journée » dans la tâche, soit en cliquant sur la petite ampoule située dans le coin supérieur droit de l’écran « Ma journée » et ensuite sur le « + » situé à droite des tâches.
Important | Planifié | Effectuées |Toutes
Les listes suivantes sont assez simples à comprendre.
- La liste « Important » permettra de regrouper toutes les tâches que vous avez marquées avec la petite étoile que nous avons vu plus haut.
- La liste « Planifié » nous permettra en un coup d’œil de voir toutes les tâches qui ont déjà une date d’échéance.
- Nous pourrons ensuite voir toutes les tâches terminées grâce à la liste « Effectuées« ,
- Une vue d’ensemble de toutes nos tâches est possible grâce à la liste « Toutes« .
Nous arrivons maintenant aux deux listes intelligentes qui ont le plus de valeur ajoutée pour l’utilisateur.
Attribuée à vous-même
Tout d’abord, la liste « Attribuée à vous-même » plaira particulièrement aux personnes utilisant Planner. Pour rappel, Planner est un outil de gestion d’équipe et d’affectation de tâches. Bien qu’il ne soit pas aussi complet que certains autres logiciels sur le marché, il conviendra aux PME et est très simple d’accès. La liste mentionnée plus haut permettra donc à l’utilisateur d’avoir une vue d’ensemble des tâches qui lui ont été attribuées via Planner. Ces deux outils ne sont pas des doublons car Planner est plutôt destiné au gestionnaire de projet ou d’équipe et MS To Do sera plus intéressant pour l’employé qui doit effectuer des actions. Une seule personne peut bien entendu avoir les deux rôles et utilisera donc les deux applications.
Courrier avec indicateur
« Courrier avec indicateur » est quant à elle très pratique pour organiser ses courriels. En effet, beaucoup d’entre nous ont pris l’habitude de « flaguer » les courriels qui nécessitaient une action de notre part en cochant le petit drapeau d’Outlook. Grâce à MS To Do, nous pouvons encore aller plus loin sans changer nos habitudes. En effet, en activant le connecteur dont nous avons parlé en début d’article, MS To Do créera automatiquement une tâche lorsque nous flaguerons notre courriel. Bien sûr, cette tâche sera liée au mail en question, nous pourrons même l’ouvrir depuis la tâche liée. Lorsque nous terminons la tâche, le drapeau est supprimé automatiquement.
Les listes personnalisées
Finalement, nous allons nous arrêter quelques instants sur les listes personnalisées. Effectivement, nous pouvons créer nos listes de tâches personnelles et les gérer comme nous le souhaitons. Pour créer une nouvelle liste de tâches, il nous suffit de cliquer sur le bouton « Nouvelle liste » au fond de nos listes personnelles.
Nous pouvons ensuite y glisser des tâches existantes situées, par exemple, dans la liste des courriers avec indicateur ou en créer des nouvelles. Un élément qui peut être intéressant dans certains cas de figure est le fait de pouvoir partager une liste personnalisée avec les personnes de mon organisation. Nous pourrons donc être plusieurs à gérer une liste de tâche et nous pourrons même affecter les tâches aux personnes ayant accès à la liste. Bien sûr, cette fonctionnalité n’est pas aussi évoluée que dans Planner. Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur l’icône du personnage dans le coin supérieur droit de l’écran et de créer un lien d’invitation que vous transmettrez aux personnes concernées.
Autres fonctionnalités
Pour clore cet article, sachez que vous aurez accès à certaines autres fonctionnalités en cliquant sur les trois petits points situées dans le coin supérieur droit de chaque liste. Vous pourrez, entre autres, imprimer la liste des tâches, la trier selon votre convenance et changer le fond d’écran de la liste en question.
Sa facilité d’utilisation, sa réactivité, son intégration toujours plus grande avec les outils Office 365 et son accessibilité via différents moyens font de Microsoft To Do, un outil de plus en plus puissant et extrêmement pratique à utiliser au quotidien.