La mise en œuvre d’une nouvelle solution logicielle dans votre entreprise est une tâche ardue. Rien de nouveau ici. Pour réussir, de nombreuses conditions préalables doivent être remplies. Et sur n’importe laquelle de ces conditions, le projet peut facilement se retourner contre vous. Cependant, de nombreux malentendus et conflits liés à la mise en œuvre de systèmes comme des ERP ou CRM peuvent être attribués à des imprécisions sur la répartition des tâches. À la simple question « Qui fait quoi ? », les acheteurs et les vendeurs persistent à ne pas clarifier la situation à temps. Avec toutes les conséquences qui en découlent.
Les coûts sont facilement definissables
Un projet de mise en œuvre implique plusieurs catégories de coûts, comme
- les licences
- la maintenance
- les différents services
- le matériel.
Avec l’introduction du modèle cloud, il est devenu de plus en plus facile de déterminer les coûts des licences et de la maintenance. Il en va de même pour l’infrastructure et le matériel, qui ont fait l’objet d’un degré élevé de standardisation.
C’est plus compliqué pour les services
Il ne reste plus que les services. Un point crucial réside dans le fait que chaque partie prenante a ses propres attentes en la matière.
- En tant que client, vous comparez souvent les propositions à ce à quoi vous étiez habitué avec vos fournisseurs précédents.
- Et votre fournisseur utilise sa propre approche habituelle comme cadre de référence. Et c’est à partir de celui-ci qu’il compose son offre.
De cette façon, vous passez à côté du point de vue de l’autre !
Pour chaque mise en œuvre, il y a des activités qui peuvent être déléguées soit au fournisseur, soit à vous en tant que client. Par exemple, la rédaction des procédures de travail et la formation des utilisateurs finaux. Bien sûr, votre fournisseur peut le faire pour vous. Mais vos utilisateurs clés, bien formés, peuvent aussi parfaitement s’acquitter de cette tâche ! À cet égard, il est important de déterminer très tôt ce que vous voulez.
- Avez-vous le temps et la capacité d’effectuer ce genre de tâches vous-même ?
- Vos employés ont-ils suffisamment d’affinités avec ces tâches ?
- Ou préférez-vous vous concentrer sur vos tâches principales et externaliser ces travaux ?
Répartir les tâches en amont
De nombreux fournisseurs décrivent la répartition des tâches dans leur plan de projet. Mais bien trop souvent, cette répartition n’est rédigée qu’une fois le contrat signé et les budgets déjà déterminés. Le défi, tant pour le fournisseur que pour vous en tant que client, est d’aborder la répartition des tâches avant que les budgets ne soient déterminés et que les attentes ne commencent à prendre forme. Et cela ne sert certainement pas que les intérêts du fournisseur !
Nous vous conseillons donc de demander des éclaircissements dès la phase préliminaire. De cette façon, vous posez les bases d’une procédure sans heurts lors de votre prochaine implémentation logicielle.
Encore plus de conseils dans nos articles Expériences !
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