Nous avons l’habitude de partager nos écrans durant les réunions en ligne afin de pouvoir discuter et collaborer sur des documents. Jusqu’à maintenant, seul le présentateur pouvait agir sur la fenêtre partagée. Nous ne parlons bien sûr pas de la demande de contrôle lors du partage qui n’est pas vraiment simple à gérer lorsque plusieurs personnes doivent interagir. Microsoft nous apporte une réponse grâce à Excel Live, actuellement en préversion.

Si vous nous avez suivi nos Summer Tips, Powerpoint Live vous dit quelque chose. Nous retrouvons le même principe avec la fonctionnalité qui nous intéresse ici.

Une nouvelle option de partage

Nous allons la retrouver à l’endroit habituel pour les partages dans les réunions directement après PowerPoint Live.

Le logiciel vous propose les derniers documents ouverts avec votre compte, que vous les ayez ouverts avec l’application de bureau, l’application mobile ou web. Bien sûr, vous pouvez même avoir ouvert le document sur un autre appareil.

Comment ça fonctionne ?

Pour l’utilisateur effectuant le partage

Lorsque vous sélectionnez le fichier à partager, une fenêtre apparaîtra.

Le logiciel vous confirme le document à partager et vous précise que les participants à la réunion peuvent le modifier. Il vous suffit de cliquer sur le bouton Partager et la collaboration peut commencer. Après quelques instants le document se lance.

Nous retrouvons ici le cadre rouge significatif du partage d’écran. L’utilisateur lançant le partage présente donc le document et l’endroit sur lequel il se trouve est l’endroit de référence. Nous pouvons identifier l’étiquette précisant que nous avons le contrôle.

Nous reconnaissons également la barre d’outils d’Excel. Cette barre s’affiche pour tout le monde et chaque participant l’utilise comme il le souhaite. C’est pourquoi elle n’est pas comprise dans le cadre du partage. Nous pouvons identifier la position des autres participants exactement de la même manière que lorsque nous co-éditons un document.

Pour les autres participants

Les autres participants voient également un cadre de couleur. Le rouge habituel laisse sa place à du violet afin de bien signifier au participant qu’il n’a pas le contrôle. D’ailleurs, chaque participant peut se déplacer librement dans le document en question.

Au fond du cadre nous retrouvons une étiquette. Celle-ci prendra différentes formes. En effet, lorsque nous suivons l’affichage du présentateur, nous voyons la mention Suivi de….

Si nous nous déplaçons alors que nous ne sommes pas présentateur, nous verrons apparaître un bandeau quelque peu différent.

En cliquant sur ce bandeau, nous retournerons à l’endroit où se trouve le présentateur.

Petits trucs simplifiant la collaboration

Vous avez peut-être remarqué que, comme dans la version Excel Web, nous avons la possibilité de lancer le document dans l’application de bureau grâce au bouton suivant.

Nous vous déconseillons de le faire car dans l’application de bureau, vous n’aurez plus le lien comme dans la fenêtre de réunion Teams. Bien sûr, tout est toujours synchronisé mais vous ne verrez plus la vue du présentateur.

Vous remarquerez également un nouveau bouton ayant fait son apparition, le bouton Séparer.

Ce bouton vous permet de générer une nouvelle fenêtre ne contenant que le partage d’Excel Live. Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque nous avons plusieurs écrans. Ainsi, nous pourrons laisser notre fenêtre de réunion pour les caméras des participants ainsi que la conversation de réunion tout en profitant d’une zone agréable pour l’affichage du document Excel.

Si vous souhaitez que le partage réintègre la fenêtre de base, il vous suffit simplement de fermer la fenêtre avec la croix située dans le coin supérieur droit de la fenêtre.

Sachez également que cette fonctionnalité n’est pas disponible dans l’application web. Si des utilisateurs suivent votre réunion en ligne lors d’un partage avec Excel Live, ils verront le message suivant.

Nous voyons donc arriver une fonctionnalité qui démontre la volonté de Microsoft : permettre la collaboration au maximum dans les réunions Teams. Nous parlons aujourd’hui d’Excel, mais nous retrouverons sans aucun doute les autres applications de la suite Office.

Cet outil doit certainement encore gagner en maturité mais sa préversion nous offre déjà de belles possibilités. Les équipes de Silicom Group peuvent vous aider à prendre en main ces outils qui ne cessent d’évoluer.

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