Pour cet été, nous avons décidé de vous proposer nos Summer Tips autour des réunions Microsoft Teams. Cette série d’articles reprendra différentes fonctionnalités oubliées des utilisateurs mais qui pourraient malgré tout être très utiles.

Dans l’article de cette semaine, nous allons nous pencher sur les options de réunions disponibles pour les utilisateurs standards. Nous ne parlerons pas de la partie administrateur.

Où les trouver ?

Voyons tout d’abord où les trouver.

Pour cela, vous avons plusieurs solutions. Elles se basent toutes sur notre calendrier. À ce stade, il nous semble important de rappeler que le calendrier consultable dans Outlook et celui présent dans Teams ne forment en réalité qu’un seul et unique calendrier. Il n’y a pas de doublon ni de copie, juste un même calendrier accessible par différents outils. Dans ce calendrier se retrouvent tous les rendez-vous, les réunions et surtout celles qui nous intéressent particulièrement : les réunions MS Teams.

Dans votre calendrier Outlook, lorsque vous ouvrez le détail de la réunion en double-cliquant sur celle-ci, vous verrez apparaître des boutons dédiés à Teams dans votre barre d’outils. Un d’eux nous permet d’ouvrir les options de réunions, comme nous pouvons le voir dans la capture d’écran ci-dessous.

Nous retrouvons ce bouton également lorsque nous ouvrons la réunion depuis le calendrier de Teams. Le bouton en question se trouve à la suite du fuseau horaire dans la deuxième partie de la barre d’outils. Si vous ne le trouvez pas, n’hésitez pas à cherche dans l’ellipse (les trois petits points). En effet, selon la résolution de votre écran, une partie des options s’y trouveront.

Bien sûr, dans le corps de la réunion, vous trouverez le bandeau de participation Teams. Ce dernier contient toujours un lien permettant d’accéder aux Options de la réunion.

Les trois moyens présentés ci-dessus vous permettront d’accéder aux mêmes options. Elle peuvent s’ouvrir dans deux fenêtres différentes. Vous pouvez les observer dans la capture ci-dessous. Celle de gauche correspond à l’ouverture depuis le bouton d’Outlook alors que celle de droite apparaît pour le bouton de Teams et le lien du bandeau de participation.

Les options de réunions

Maintenant que nous savons où les trouver, voyons ensemble ces différentes options plus en détail.

Les options d’accessibilité

Les premières options nous permettent de gérer l’accessibilité de la réunion.

Qui peut éviter la salle d’attente ?

La première question posée concerne la salle d’attente. C’est dans cette salle virtuelle que les participants arrivent en début de réunion. Elle nous servira de salle tampon. Nous pouvons en profiter lorsque nous souhaitons effectuer un dernier alignement avant une séance avec un client ou un partenaire. En effet, nous allons faire en sorte que nos collègues puissent entrer directement en réunion pour fixer les derniers points alors que les externes tels que les clients et les fournisseurs patienteront dans la salle d’attente. Lorsque nous sommes prêts nous pouvons faire entrer tout le monde.

Les options de la salle d’attente et leurs principes sont les suivants :

• Tous : L’option étant de pouvoir éviter la salle d’attente, ce choix permet à tout le monde de rentrer directement dans la réunion.
• Contacts de mon organisation, organisations approuvées et invités : Les personnes de mon organisation, les personnes des organisations reconnues comme sûres ainsi que les invités évitent la salle d’attente
• Membres de mon organisation et invités : les seuls à pouvoir éviter la salle d’attente sont les personnes ayant une adresse de notre organisation et les personnes invitées dans les équipes MS Teams
• Membres de mon organisation : les personnes ayant une adresse de l’organisation peuvent entrer directement dans la réunion
• Personnes que j’invite : Seules les personnes qui ont été spécifiés dans l’invitation éviteront la salle d’attente. Une information supplémentaire, entre parenthèses, spécifie que si nous voulons éviter des personnes non désirées, il nous faut empêcher le transfert d’invitation. A savoir que les listes de distribution ne peuvent pas être utilisées. Nous devons inviter les gens individuellement.
• Moi et les co-organisateurs uniquement : il n’y a que moi et les potentiels co-organisateurs spécifiés dans une option que nous verront après qui peuvent éviter la salle d’attente.

Toujours laisser les appelants ignorer la salle d’attente

La deuxième option, toujours pour la salle d’attente, s’intéressent aux appelants. Les appelants sont une catégorie spécifique de participants, qui passent par une ligne téléphonique. La disponibilité de cette possibilité dépend de votre contrat MS Teams et des options sélectionnées. Si vous avez cette possibilité, les participants peuvent donc rejoindre votre séance en composant un numéro défini et en entrant l’identifiant de conférence. Les appelants sont donc ces personnes. Si possible, activez le fait que les appelants éviteront la salle d’attente. En effet, n’ayant pas d’écran à leur disposition, nous améliorerons ainsi le confort des appelants.

Annoncer quand les appelants arrivent ou s’en vont

L’option suivante détermine si une annonce a lieu lors de l’arrivée et du départ des appelants. Si cela peut sembler une bonne idée de prime abord, nous vous la déconseillons. En effet, la réunion demande aux appelants de s’identifier vocalement. Elle utilise ensuite cette identification en l’intégrant dans un message vocal à l’arrivée et au départ du participant. Si la personne arrive ou part en cours de séance, ce message va venir couper la parole du présentateur et va perturber la séance. Surtout s’il y a plusieurs appelants.

Les options de présentation

Nous arrivons ensuite aux options pour les organisateurs et les présentateurs.

Choisissez les co-organisateurs

Vous allez tout d’abord pouvoir choisir les co-organisateurs de la réunion. Sachez que seules les personnes invitées préalablement et faisant partie de l’organisation peuvent être co-organisateurs.

Qui peut présenter ?

Ensuite choisissez qui présentera la session. Voici les options de ce paramètre :

• Tous : Tout le monde peut prendre la parole et gérer les participants
• Membres de mon organisation et invités : les personnes ayant une adresse de l’organisation ou les personnes externes mais invitées dans une équipe peuvent avoir ces autorisations supplémentaires
• Personnes spécifiques : les personnes sont spécifiées et doivent donc avoir reçu l’invitation au préalable. En choisissant cette option, une ligne supplémentaire apparaît pour choisir les présentateurs.
• Moi et les co-organisateurs uniquement : le logiciel se base sur le paramètre précédent pour octroyer les droits.

Afin de bien comprendre les différents rôles, voici un tableau regroupant les actions et les rôles autorisés :

Les options de gestion des participants et l’enregistrement

Les options qui suivent nous permettent de gérer les participants.

Autoriser le micro pour les participants ?
Autoriser la caméra pour les participants ?

En effet, nous pouvons décider si nous souhaitons autoriser ou non le micro et la caméra des participants. Les co-organisateurs et les présentateurs ne sont bien sûr pas concernés par ces paramètres. Nous voyons ici l’importance du paramétrage des rôles vu il y a quelques instants.

Enregistrer automatiquement

De plus, nous pouvons activer l’enregistrement automatique. Ainsi dès qu’une personne arrive dans la réunion (et non dans la salle d’attente) l’enregistrement de la réunion démarrera. Certaines entreprises utilisent cela pour avoir une trace de tous les échanges qui pourraient se faire.

Les options d’interaction

Finalement, nous allons pouvoir gérer les interactions des personnes entre elles.

Autoriser la conversation de la réunion

Nous gérerons ainsi la conversation de réunion. Nous pouvons bien sûr l’activer ou la désactiver. Petit conseil, ne désactivez jamais la conversation car une personne ayant un problème avec son micro ou sa sortie de son ne pourra pas interagir avec vous. Parfois, certaines personnes relancent des conversations de réunion pour d’autres sujet, ce qui ne fait pas beaucoup de sens. Afin de gérer cela, Microsoft a rajouté une troisième option aux conversations de réunion, En réunion uniquement. Cela nous permet de ne rendre actif la conversation que durant la réunion et nous évite les discussions avant ou après la conversation. Bien sûr, les participants à la réunion pourront de toute façon consulter les échanges qui ont eu lieu durant la réunion mais ils ne pourront pas en lancer de nouvelles.

Autoriser les réactions

Les réactions sont un moyen simple de donner son avis sans couper la parole ou le rythme de la présentation. Nous pouvons ici les désactiver. Ce paramètre est actif par défaut. Il ne sert pas à grand-chose de désactiver cette option très sympathique.

Activer les questions et réponses

L’avant-dernière option vient d’apparaître parmi les options de réunion. Et pour cause, nous pouvions jusqu’à récemment l’activer comme application de réunion. Nous en avions d’ailleurs fait un article durant nos Summer Tips.

Fournir des sous-titres CART

Dernière option, nous avons la possibilité d’activer les sous-titres CART. L’acronyme CART veut dire Communication Access Realtime Translation. Cette option permet d’avoir un sous-titrage en direct basé sur le langage donc sur les interventions des participants. Elle peut s’avérer pratique si certaines personnes sont moins à l’aise avec la langue parlée de la réunion ou si elles ont des soucis d’audition. Cette option rend ainsi MS Teams plus inclusif.

Conclusion

Nous pouvons également gérer ces options durant la réunion. En effet, en cliquant sur l’ellipse vous allez retrouver les options de réunion qui s’ouvriront dans le bandeau de gauche habituel.

Grâce à ces différentes options, vous avez l’opportunité de maîtriser vos séances et de savoir qui fait quoi. Il vaut mieux parfois cadrer un peu trop votre séance. Vous pourrez de toute façon changer les paramètres nécessaires durant la session.

____________
Retrouvez-nous sur nos différents canaux de communication