Pour cet été, nous avons décidé de vous proposer nos Summer Tips autour des réunions Microsoft Teams. Cette série d’articles reprendra différentes fonctionnalités oubliées des utilisateurs mais qui pourraient malgré tout être très utiles.

Dans un précédent article, nous avions parlé des sondages. Nous allons dans cet article nous intéresser à une autre application intégrable dans les réunions : l’application Questions & Réponses.

Mise à jour du 21.08.2022

Suite à une récente mise à jour de MS Teams, ce module Questions & Réponses ne s’ajoute plus via les applications. En effet, nous le retrouvons maintenant comme une option de la réunion. Retrouvez plus d’informations sur les options de réunion grâce à cet article. Le fonctionnement des Questions & Réponses n’a, par contre, pas changé.

Article de base

Inspirée des événements en direct

Comme vous le savez sans doute, Microsoft Teams nous permet de créer différents types de réunion. Parmi ceux-ci existent les live events ou événements en direct. Ils permettent d’organiser des événements en ligne pouvant accueillir jusqu’à 10’000 personnes.

Lors d’une séance avec autant de personnes, la conversation ne peut plus jouer son rôle. En effet, impossible de suivre tous les messages et de pouvoir y répondre de manière efficace. Pour cette raison, nous avons un système de questions/réponses assez efficace. Nous le verrons en détail plus bas dans cet article.

Installer les Questions & Réponses

Si vous avez déjà installé une application dans une réunion Teams, vous ne serez pas dépaysés. En effet, comme d’habitude, il nous suffit de nous rendre dans le rendez-vous depuis notre application Teams. Nous allons retrouver le bouton + après les différents onglets du rendez-vous.

Il vous suffit de rechercher l’application Questions et réponses et de la sélectionner.

Ajouter l’application à la réunion si on vous le demande grâce au bouton Ajouter. La fenêtre suivante vous permet de configurer le fonctionnement des Questions/Réponses.

Nous aurons tendance à cocher toutes les options présentes ci-dessus, sauf peut-être pour la troisième, les publications anonymes. En effet, en tant que modérateur et dans un but de suivi éventuel, nous préférerons connaître l’identité de la personne ayant posé la question. Lorsque les paramètres correspondent à vos souhaits, cliquez sur Enregistrer.

Nous remarquerons que la partie Questions/Réponses est active dès le moment où on l’ajoute dans la réunion. Ce module permet donc même aux participants de poser des questions en amont de la réunion.

Fonctionnement du module Q&A

Nous allons ici détailler les vues Participants et Modérateur(s).

Les participants

Nous commencerons par la vue la plus simple, celle du participant. Pour ouvrir le panneau des Questions et réponses, il suffit de cliquer sur l’icone y relatif, sur le même principe que les conversations par exemple.

Les participants peuvent donc poser des questions ou démarrer une discussion.

En plus de réagir aux questions/conversations et pour autant qu’on leur laisse la possibilité, les participants peuvent également commenter une discussion ou répondre à une question.

Lorsqu’on souhaite écrire un nouveau message, il nous suffit de cliquer dans la zone prévue à cet effet et elle se déploie. En plus de quelques outils de mise en forme tels que mettre en gras ou en italique, vous pouvez ajouter des liens ainsi que des listes.

Nous pouvons également observer une case à cocher nous permettant de publier anonymement. Nous la verrons pour autant que cette possibilité ait été sélectionnée dans les paramètres de l’application, comme nous l’avons vu plus haut.

Les modérateurs

Pour les modérateurs, le panneau Q&A est un petit peu différent. Bien sûr, ils peuvent poser une question ou démarrer une conversation comme les participants. Ensuite, l’interface dépendra de l’option Conversations modérées des participants. Si nous ne l’activons pas au moment de l’ajout de l’application Q&A, Teams publie directement les messages et questions des participants. A l’inverse, l’activation de cette option ajoute des options supplémentaires à l’interface des modérateurs.

Nous pouvons identifier les 3 onglets situés sous la zone prévue pour Poser une question.

• En cours de révision affiche toutes les questions des participants. Nous pourrons choisir si la question doit être publiée ou ignorée.
• Publié nous permettra simplement de voir toutes les questions publiées et donc visibles pour tous les participants.
• Si vous avez ignoré des questions, vous les retrouverez dans l’onglet Ignoré. Vous pourrez à tout moment les restaurer ou les publier.

Gardez toujours en tête que tous les co-organisateurs et les présentateurs peuvent modérer le module Q&A. Si vous laissez à tout le monde la possibilité de présenter, tout le monde pourra modérer les échanges, ce qui ne fait plus de sens.

Petite astuce : Il y a parfois des soucis d’affichage qui font que les Questions et réponses s’affichent à double. Si vous souhaitez ne pas avoir deux fois l’affichage de ce module, vous pouvez effacer la deuxième instance grâce à l’ellipse située au sommet du panneau. 

Conclusion

Pour terminer, nous souhaitons vous rendre attentif au fait de bien réfléchir lorsque vous créez votre séance. Il ne fait  pas trop de sens de pouvoir, par exemple, autoriser l’activation du micro par les participants et avoir une conversation de réunion en plus des questions et réponses. Ce module prend tout son sens si les participants ne peuvent ni communiquer via l’audio, ni via la conversation de base. Donner plusieurs vecteurs pour écrire un message peut nous faire rater de l’information.

Les équipes de Silicom Group vous aident pour la mise en place de la technique mais aussi pour vous assurer d’utiliser les bonnes pratiques dans vos différents outils. N’hésitez pas à nous contacter.

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