Pour cet article, nous avons décidé de nous pencher sur deux sujets dont on parle souvent peu. En effet, nous avons remarqué que les onglets des équipes de Microsoft Teams étaient trop régulièrement mal exploités. De fait, le store d’applications n’est pas non plus quelque chose auquel les utilisateurs habituels pensent. Parlons donc un peu de ces deux éléments.

Ne pas oublier le but de MS Teams

Bien que nous ayons le réflexe de nous rendre sur les magasins d’applications dans le monde mobile (Smartphones et tablettes), nous oublions très souvent celui de MS Teams. Cela vient probablement de deux raisons.

MS Teams comme portail d’accès à tous vos outils

La première réside dans le fait que nous oublions que Teams se veut connecté avec l’écosystème de Microsoft mais aussi avec une multitude d’outils tiers. Nous devrions avoir le réflexe de consulter le magasin d’applications à chaque changement important.

Par changement important, nous entendons l’implémentation de Teams bien sûr, mais aussi lors de tout changement ou ajout d’outil dans les processus d’entreprise. Nous pensons bien sûr à comparer les différents outils en terme de prix, de disponibilité, de sécurité et de fonctionnalités. Parmi celles-ci, nous ne devons pas oublier l’interopérabilité entre les outils et l’intégration afin de rendre disponible l’outil choisi de la manière la plus simple.

Bien sûr, si possible, nous privilégierons un outil se trouvant dans le magasin d’applications. Ainsi il s’intègrera directement dans les outils existants et son adoption sera améliorée.

La quantité d’applications peut faire peur

En effet, lorsqu’on se rend dans le magasin d’applications, nous remarquons qu’il y a plein de connecteurs et applications répartis par catégories ou secteurs d’activité. Malheureusement, ces catégorisations ne rendent pas notre recherche forcément plus simple. Cela sans compter sur le fait qu’une application peut se retrouver dans plusieurs catégories.

Pour éviter de se perdre dans les méandres de ce catalogue, nous vous proposons d’inverser la démarche. Ainsi, après avoir fait un premier tri parmi les outils qui vous intéressent, effectuez une recherche ciblée dans le magasin via l’interface dédiée.

Ainsi, vous pourrez inclure ce paramètre dans vos critères de sélection. De cette manière, vous offrirez la possibilité à vos utilisateurs de pouvoir aussi y accéder via MS Teams depuis leur mobile, par exemple.

Les onglets, les oubliés de Teams

Les applications peuvent être utilisées de manière indépendante dans Teams. Vous pouvez d’ailleurs les épingler sur la barre d’outils située sur la gauche de votre fenêtre MS Teams. Sachez que vous pouvez également les réorganiser par un simple cliquer-glisser. De plus, vous pouvez intégrer ces connecteurs et applications dans les onglets de vos canaux.

Lorsque nous procédons à la mise en place de MS Teams, plusieurs points indispensables apparaissent. La structure des équipes/canaux et la pratique en matière de partage des documents sont des points qui semblent logiques, mais ce ne sont pas les seuls.

Bien souvent nous oublions que nous pouvons améliorer l’expérience des utilisateurs en gérant les onglets des canaux. Typiquement chaque création de canal s’accompagne des onglets Publications, Fichiers et Wiki. Si nous ne pouvons pas modifier les deux premiers, nous pouvons gérer les autres. L’onglet Wiki peut souvent être supprimé au profit d’autres plus utiles. Par exemple, ajoutez un document concernant les directives de l’équipe ou les processus à respecter. Si vous avez créé un plan pour gérer les tâches du projet concerné par le canal, n’hésitez pas à l’ajouter directement dans un onglet.

Choisir des onglets pertinants

Tous les documents essentiels à la bonne marche d’un département ou d’un projet auront leur place dans un onglet de canal. N’oubliez pas non plus les applications métiers dont nous avons parlé précédemment. Accéder rapidement aux informations d’un client, par exemple, peut faire gagner un temps considérable. Si l’outil que vous utilisez ne possède pas son application MS Teams dédiée mais est disponible sur le web, vous pouvez utiliser le type d’onglet Site Web pour le rendre accessible.

La bonne application

Pour trouver les bonnes applications pour vos onglets, pensez toujours à utiliser la barre de recherche de la fenêtre dédiée. Ainsi, vous ne vous perdrez pas parmi les nombreux choix disponibles.

Sachez également que vous pouvez, grâce aux Power Apps de Microsoft, créer vos propres applications internes. Nous n’en parlerons pas plus dans cet article. En effet, Power Apps est un outil de création d’applications très complet. Nous en parlerons dans un prochain article.

Terminons avec une petite recommandation

Par contre, attention au surplus d’onglets. En effet, si ces onglets peuvent être de merveilleux facilitateurs, ils peuvent perdre complètement leur intérêt si nous en créons trop. Pour cela essayez de faire en sorte que les utilisateurs voient tous les onglets sur leur application de bureau. Si vous en créez trop, vous verrez apparaître un menu déroulant qui contiendra le surplus d’onglets.

Les équipes de Silicom Group se tiennent à votre disposition pour vous aider à optimiser l’utilisation des outils Office 365. Nous nous ferons un plaisir de vous accompagner lors de votre parcours vers l’optimisation de vos outils et de vos processus.

Découvrez d’autres fonctionnalités de Microsoft Teams ici.

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