Ces dernières années ont vu arriver un nouveau genre de communication avec les séances en ligne. La situation internationale a encore exacerbé ce phénomène ces derniers mois. Malgré le côté pratique de ce type de séances, certaines personnes peinent à les apprécier. En effet, se retrouver seul face à un écran peut être un peu déstabilisant. D’autant plus si nous devons mener une séance ou effectuer une présentation.

Microsoft souhaite nous aider à nous améliorer dans cet exercice toujours compliqué de présentation. Pour cela, la firme de Redmond a développé une nouvelle fonctionnalité : le Speaker Coach.

Une fonctionnalité qui utilise la force du cloud

Cette fonctionnalité sera, à terme, disponible sur deux outils de la suite office : PowerPoint et Teams. Nous la retrouvons d’ailleurs en Préversion sur PowerPoint en anglais. Nous insistons sur la langue car vous ne trouverez votre coach personnel que sur la version anglaise de l’interface, pour l’instant. Il faut savoir que la fonctionnalité utilise les Microsoft Speech Services.

Cette gamme d’outils cloud permet d’utiliser diverses fonctionnalités :

• Transcription de la voix en texte
• Transcription du texte en voix
• Traduction de la voix
• Reconnaissance de contenu
• Reconnaissance du présentateur

Autant d’options que nous retrouvons dans divers outils de la gamme Office. En effet, bien qu’il ne soit pas encore disponible en français, nous avons bon espoir qu’il le soit rapidement lors du déploiement de la fonctionnalité. En effet, les Microsoft Speech Services nous servent déjà, en français, avec les autres fonctionnalités.

Etant déjà disponible sur PowerPoint, c’est sur cet outil en anglais que nous avons fait nos tests. Plongeons maintenant dans le vif du sujet.

Notre coach est disponible à tout moment

Dans notre présentation, il nous suffit de sélectionner le bouton Diaporama (Slide Show). Nous pourrons ainsi démarrer notre répétition grâce au bouton Répéter avec le Coach (Rehearse with Coach).

Un clic sur le bouton en question fait démarrer la présentation en plus de ce que vous connaissez habituellement, une petite fenêtre apparaît dans le coin inférieur droit de l’écran.

Comme indiqué, elle nous permettra de voir des feedback en live. Ces feedbacks peuvent être désactivés avant de démarrer la présentation ou pendant celle-ci. En cliquant sur le bouton Commencer à répéter (Start Rehearsing), le coach commence à vous écouter et vous pouvez démarrer votre présentation.

Nous voyons sur les captures d’écran suivantes à quoi ressemble notre coach lorsqu’il écoute ainsi que lorsqu’il nous transmet des retours.

• Dans le coin supérieur gauche, nous voyons le sujet sur lequel le coach nous donne un conseil. Dans notre exemple, il nous propose de ne pas trop utiliser le « umm » comme mot de remplissage.
• Notre coach nous indique, dans le coin inférieur gauche, le temps passé en présentation, nous pouvons ainsi contrôler la durée de notre présentation.
• Le bouton situé au centre de la fenêtre nous permet de mettre notre coach sur pause. Finalement, comme cité plus haut, nous pouvons activer ou désactiver les conseils en direct du coach en cliquant sur l’alarme placée dans le coin inférieur droit.

Le rapport final

Lorsque vous arrivez au terme de votre présentation, un rapport est automatiquement généré.

Ce rapport décortique notre présentation afin de mieux comprendre ce qui pourrait améliorer nos capacités d’orateur/trice.

Nous aurons tout d’abord un résumé de notre présentation avec le temps total et le nombre de diapositives présentées.

Ensuite, il s’arrêtera sur les mots de remplissage en nous spécifiant ceux que nous utilisons souvent.

Ensuite, nous nous attarderons plus sur le contenu de nos propos. Le coach vérifie que vous utilisiez un langage inclusif ainsi que sa diversité.

Pour le langage répétitif, il vous proposera même des suggestions de synonymes.

Après cela, notre coach va s’attarder sur notre rythme. Ce point très important d’une présentation pose parfois problème. Un présentateur peut difficilement s’évaluer seul par rapport à son débit de parole et nous avons ici une statistique très claire. Le coach nous conseille de conserver un débit de 100 à 150 mots par minutes. Nous pouvons également voir l’évolution de notre débit sur la durée.

Les deux derniers points évalués sont notre intonation et notre originalité. Conserver une intonation peut nous permettre de garder une audience attentive. Notre coach nous indiquera les moments de notre présentation où nous avons risqué de perdre nos interlocuteurs.

Finalement, le coach évalue notre originalité. Nous pouvons voir dans la capture d’écran ci-dessus que le coach a analysé le contenu de nos diapositives et a remarqué que je les lisais. Il me spécifie les diapositives concernées et me conseille de les travailler encore.

Nous devons préciser que ce rapport ne peut pas être extrait. Si vous souhaitez le conserver, vous allez devoir faire des captures d’écran.

Ce rapport transmet déjà des éléments intéressants mais il va encore s’étoffer ces prochains mois. En effet, Microsoft a lancé en prévisualisation anglaise pour PowerPoint Online la possibilité d’activer la caméra et d’évaluer le langage corporel. Bien sûr, cela nous permettra principalement de nous entraîner pour les séance en ligne, mais il peut vraiment nous aider à faire attention aux détails qui font la différence tels que le fait de regarder l’écran et donc nos interlocuteurs.

De plus, le coach évaluera également notre prononciation et pourra nous rendre attentif à certains biais de langage que nous pourrions avoir. Par contre l’histoire ne précise pas comment il gérera les accents des différentes régions qui font le charme de nos langues.

 

La prochaine étape : Microsoft Teams

Les annonces de Microsoft ne s’arrêtent pas là. En effet, l’intégration du speaker coach dans MS Teams est annoncée pour début 2022.

Sur le même principe que l’entraînement dans PowerPoint, le Speaker Coach analysera diverses choses telles que votre débit ou si vous parlez en même temps qu’une autre personne. Ces informations ne sont visibles que par vous. Microsoft annonce également que le Speaker Coach sera disponible pour tous les participants. Même si vous ne prenez la parole que quelques minutes, vous pourrez aussi en bénéficier.

Un rapport généré à la fin de votre séance vous permettra d’analyser les moments durant lesquels vous avez pris la parole afin de vous améliorez pour le prochain rendez-vous en ligne.

Sachez que bien qu’il analyse vos présentation, le Speaker Coach n’enregistre aucune donnée audio ou vidéo. Encore une nouveauté qui promet dans la suite Office. Nous nous réjouissons de pouvoir la tester en français. Les équipes de Silicom Group se tiennent à votre disposition pour vous aider à intégrer les outils d’Office dans vos processus métier.

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