Tips & Tricks | Synchroniser les bibliothèques SharePoint et OneDrive

Le cloud prend toujours plus d’ampleur. Dans notre article Tips & Tricks de cette semaine, nous allons nous pencher sur une des fonctionnalités du cloud de Microsoft : la synchronisation des bibliothèques.

Rappelez-vous que lorsque l’on parle du cloud de Microsoft, nous parlons de OneDrive et SharePoint.

Qu’entend-on par synchronisation ?

La synchronisation correspond au fait de pouvoir consulter une bibliothèque SharePoint depuis notre explorateur de fichiers. C’est l’outil de synchronisation de Microsoft qui nous le permet. Nous le retrouvons dans le coin inférieur droit de notre écran.

Ce processus utilisé par Office 365 nous permet donc de consulter les fichiers du cloud comme s’il se trouvaient sur notre disque dur. Il est complété par les Fichiers à la Demande.
Pour rappel, le principe des Fichiers à la Demande est le suivant. Seuls les documents consultés prennent de la place sur la machine de l’utilisateur. Cela permet d’éviter de surcharger son disque dur.

Prenons le cas dans lequel nous synchronisons une bibliothèque nommée Documents.
Dans la capture d’écran ci-dessous, vous pouvez observer les différents statuts des fichiers contenus dans cette bibliothèque grâce aux symboles à la suite de leur nom.

Observons plus en détail ces différents symboles

  • Nuage blanc et bleu
    Le statut du fichier Document 1.docx est symbolisé par un nuage blanc et bleu. Le document contenu dans cette bibliothèque n’a jamais été consulté, il ne prend donc aucune place sur notre disque dur.
  • Coche verte dans un cercle blanc
    Lors de la première consultation d’un document, l’outil de synchronisation de Microsoft va d’abord télécharger le document et l’ouvrir ensuite. Pour l’utilisateur, cette opération s’apparente à l’ouverture standard d’un document, sauf pour les éléments les plus volumineux. Dès lors, le fichier prend de la place sur mon disque dur. Son statut change donc et dans la capture ci-dessus, cela correspond au fichier Document 1a.docx. Au fil du temps, les éléments du cloud prennent de plus en plus de place et l’outil de synchronisation va contrôler cette proportion. En effet, si les éléments du cloud prennent trop de place, il libèrera la  place prise par les documents les plus anciens.
  • Coche blanche dans un cercle vert
    Si vous devez vous assurer de toujours conserver certains documents sur votre ordinateur, vous pouvez effectuer un clic-droit sur le document à conserver et sélectionner l’option Toujours conserver sur cet appareil. Nous l’avons fait pour le fichier Document 2.docx dans la capture d’écran ci-dessus. Nous vous conseillons de l’utiliser avec parcimonie.

Voyons maintenant comment effectuer cette synchronisation.

Mise en place de la synchronisation

Pour synchroniser un dossier SharePoint, il vous suffit de vous rendre dans cette bibliothèque en ligne. Lorsque vous y êtes, cliquez simplement sur le bouton Synchroniser situé dans la barre d’outils de SharePoint.

Nous vous rappelons que cela fonctionne pour SharePoint mais peut aussi être fait pour OneDrive, s’il n’est pas déjà présent dans votre explorateur de fichiers. La synchronisation fonctionne sous Windows, bien sûr, mais fonctionne également sous MacOS. Il n’est nécessaire de le faire qu’une seule fois. Dès que cette action est effectuée, le logiciel de synchronisation s’assurera que le dossier en question reste à jour.

Lorsque vous cliquez sur le bouton Synchroniser, vous allez voir apparaître une petite fenêtre pop-up.

Nous remarquons, avec la capture d’écran ci-dessus, que ce que nous avons appelé logiciel de synchronisation est appelé OneDrive par Microsoft. Dans un souci de clarté, nous préférons utiliser des noms différents pour l’espace de stockage personnel, OneDrive, et l’outil de synchronisation.

Il est possible que vous voyez également apparaître une fenêtre pop-up de la part de votre navigateur.

Par cette fenêtre, le navigateur veut s’assurer que l’utilisateur est bien à l’origine de la demande. En cliquant sur Ouvrir Microsoft OneDrive, vous lancez la synchronisation. Vous retrouverez donc dans votre explorateur le dossier en question.

Nous remarquons l’espace personnel au sein de l’organisation, OneDrive, représenté par le nuage bleu que nous connaissons bien. Les différents dossiers SharePoint se retrouvent sous le nom de l’entreprise accompagné d’un pictogramme représentant deux bâtiments. Chaque dossier se termine par « – Documents ».

Petit conseil pour les utilisateurs de Teams

Il y a une information supplémentaire qui peut être pratique pour les utilisateurs de MS Teams. Si vous vous rendez dans l’espace de fichier d’un canal, vous allez retrouver le bouton Synchroniser dont nous avons parlé précédemment. En effet, MS Teams se base sur la technologie de SharePoint. Nous y retrouvons donc nos repères.

Par contre, nous allons vous conseiller de ne pas synchroniser directement depuis MS Teams. En effet, si vous le faites, vous n’allez synchroniser que l’espace dans lequel vous vous trouvez, les documents du canal General dans notre exemple. Si vous voulez donc synchroniser tous les dossiers d’une équipe, il vous faudrait répéter l’action autant de fois qu’elle possède de canaux. De la même manière, vous allez retrouver sous le nom de votre organisation autant de dossiers différents que le nombre de fois que vous avez demandé la synchronisation.

Nous vous proposons plutôt, dans les fichiers du canal, de cliquer sur le bouton Ouvrir dans SharePoint.

Cela ouvre l’espace de document en question dans votre navigateur internet. Cliquez ensuite sur Documents afin de revenir un niveau plus haut que l’endroit où nous nous trouvions.

Situé à cet endroit, vous allez voir les espaces de documents de tous les canaux standards de l’équipe en question. Vous pouvez maintenant cliquer sur le bouton Synchroniser que nous avons vu précédemment. Vous retrouverez ainsi tous les documents de votre équipe dans un seul dossier dans votre explorateur de fichiers. Nous trouvons que cela aide à la lecture.

Il nous reste à voir comment stopper cette synchronisation.

Arrêter la synchronisation d’un dossier

Il vous arrivera peut-être de ne plus avoir besoin de synchroniser l’un ou l’autre de vos dossiers. Dans ce cas-là, vous devez absolument suivre la démarche suivante dans l’ordre pour éviter tout souci. En effet, si vous ne le faites pas, vous allez effacer les dossiers sur le serveur de votre organisation, ce que nous ne souhaitons généralement pas.

Tout d’abord, il vous faut arrêter la synchronisation de l’espace SharePoint. Pour ce faire, faites un clic-droit sur l’outil de synchronisation dans le coin inférieur droit. Sélectionnez ensuite le bouton Paramètres.

Une fenêtre s’ouvre directement dans l’onglet Compte. Cet onglet liste les comptes ainsi que les espaces synchronisés. Vous pouvez ensuite cliquer sur Arrêter la synchronisation pour le dossier que vous ne souhaitez plus retrouver sur votre ordinateur.

Une fenêtre vous demandera de confirmer votre choix.

Après avoir cliqué sur le bouton Arrêter la synchronisation, vous pouvez vous rendre dans votre explorateur de fichiers. Vous devez contrôler un élément important avant d’effectuer la suppression du dossier concerné, le statut des documents. Nous en avons parlé au début de notre article. En l’occurrence, si vous avez l’affichage Détails, la deuxième colonne devrait afficher le statut. Pour un dossier dont la synchronisation est arrêtée, la colonne de statut sera complètement vide. Cela vous indique que ce dossier n’est plus synchronisé. Vous ne risquez donc rien à le supprimer. Vous n’impacterez pas les fichiers stockés dans le cloud.

Maintenant, l’utilisation de la synchronisation n’a plus de secret pour vous. En espérant que ces quelques astuces puissent vous être utiles, nous vous souhaitons une belle semaine et nous réjouissons de vous retrouver pour un nouvel article Tips & Tricks.

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