Nous continuons notre série Tips & Tricks avec une des applications récentes de Microsoft : MS To Do. Pour les personnes qui ne la connaîtraient pas encore, cette application nous permet de gérer nos tâches personnelles. Nous pouvons utiliser des connecteurs qui vont la relier à d’autres outils tels que Outlook et Planner. Pour faire un tour d’horizon de cette application, retrouvez notre article de présentation.

La fonctionnalité sur laquelle nous allons porter notre attention concerne les listes personnalisées. En effet, elles nous permettent de les partager à nos collègues. Voyons ensemble comment en profiter.

Dans quelles listes puis-je faire un partage ?

Comme nous l’avons écrit plus haut, vous ne pouvez partager que les listes personnalisées. Ces listes sont situées en-dessous de ce que Microsoft appelle les listes intelligentes. Elles se retrouvent dans la deuxième partie du bandeau de gauche. Ne cherchez donc pas à partager une liste telle que Attribuée à vous-même ou Courrier avec indicateur. Ce ne sera pas possible.

Par contre, dans le cadre des listes intelligentes, vous pouvez sans autre déplacer une de leurs tâches dans une liste personnalisée que vous pourrez ensuite partager avec vos collègues. Concrètement, la seule liste qui vous posera problème sera Attribué à vous-même dont les tâches ne peuvent pas être déplacées.

Il est intéressant de savoir que le partage peut s’effectuer dans 3 cas de figure :

• Partage entre comptes Microsoft personnels
• Partage au sein de la même organisation pour les comptes professionnels
• Partage d’un compte personnels à un compte professionnel, pour autant que l’administrateur de l’organisation ait activé cette option.

Par contre, il n’est pas possible de partage d’un compte professionnel à un compte personnel ou entre des comptes professionnels d’organisations différentes.

Comment effectuer un partage ?

Lorsque vous avez créé votre liste, vous pouvez directement la partager de manière très simple. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur l’icône représentant deux personnes. Cela va ouvrir une fenêtre contenant le lien de partage de la liste en question.

Dans cette fenêtre nous pouvons observer différentes parties. Tout d’abord, les membres ayant accès à la liste se retrouvent dans la partie supérieure. Il faut savoir que tous les membres de votre organisation peuvent rejoindre votre liste et la modifier.

Vous retrouverez au centre de la fenêtre le lien de partage de votre liste. Directement sous le lien, vous pouvez soit

• inviter vos collègues par e-mail
• copier le lien pour le partager, par exemple dans MS Teams.

C’est d’ailleurs la copie du lien que nous préconisons. Ainsi, vous pouvez l’utiliser comme bon vous semble dans le vecteur qui vous conviendra le mieux.

Le terme d’invitation est très justement utilisé. En effet, nous ne pouvons pas ajouter des membres sans les prévenir. Nous allons les inviter à rejoindre la liste et ils pourront décider s’ils souhaitent le faire ou non. C’est important à relever car cela change clairement d’autres outils tels que Planner pour lesquels nous pourront ajouter des membres comme bon nous semble.

Et lorsque ma liste est partagée ?

Lorsque j’ai partagé ma liste, je peux inviter d’autres personnes, bien sûr, en utilisant le procédé ci-dessus. Nous remarquons deux différences dans la fenêtre dont nous avons parlé plus tôt

• les différentes personnes partageant la liste
• la possibilité de supprimer des membres de la liste grâce à la croix située à la droite du nom.

Cette gestion des membres est bien sûr réservée au/à la propriétaire de la liste.

Il nous faut relever également le fait que, de base, nous pouvons partager une liste dont nous ne sommes pas propriétaires. La/le propriétaire d’une liste peut gérer ce paramètre de base. Les plus attentifs d’entrevous auront remarqué que nous n’avons pas parler du bouton Gérer l’accès.

La fenêtre qui s’ouvre en cliquant sur le bouton Gérer l’accès nous propose l’option de Limiter l’accès aux membres actuels. Nous pouvons également consulter le lien de partage actuel et Arrêter le partage. Ce bouton, contrairement à l’option de limiter l’accès coupe tous les accès actuels et supprime les liens de partage. Vous récupérez le contrôle total sur la liste en question.

Par contre, en activant la limitation, un message apparaîtra. Il vous informe que le lien ne fonctionnera plus et que personne d’autre ne pourra rejoindre à nouveau la liste. Dans l’éventualité où vous souhaiteriez ajouter de nouvelles personnes, MS To Do génèrera un nouveau lien.

Nous terminerons cette partie avec une précision pour les listes dont vous n’êtes pas propriétaire. Pour celles-ci, un autre bouton remplace Gérer l’accès. Le nouveau bouton vous permettra de quitter la liste en question. Cela nous permet aussi de valider que seule la personne propriétaire peut gérer les droits d’accès.

L’affectation d’une tâche

Une liste partagée nous permettra d’affecter des tâches aux différents membres. En effet, en plus des habituels champs utilisés dans MS To Do, les tâches d’une liste partagée contiendront le champ Affecter à.

En cliquant sur ce champs, une fenêtre s’ouvre afin de nous permettre de choisir la personne à qui attribuer la tâche. Nous remarquons également dans cette fenêtre une possibilité supplémentaire pour obtenir le lien de partage de la liste. Vous pouvez n’importe quand vous attribuer une tâche ou au contraire l’attribuer à un autre membre. Ceci implique donc une confiance et une bonne entente au sein de l’équipe collaborant dans cette liste.

Notez également que l’attribution d’une tâche n’empêche pas sa validation par une autre personne. Je peux donc valider des tâches attribuée à des collègues sans aucun problème.

Retrouvez-nous la semaine prochaine pour un nouvel article Tips & Tricks.

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