Dans notre série Tips & Tricks, nous avions déjà parlé de cet outil extrêmement populaire qu’est Microsoft Outlook. Précédemment, nous nous étions arrêtés sur une fonctionnalité du calendrier. Dans cet article, nous nous pencherons plutôt sur le courrier et plus spécifiquement sur les possibilités de réponse qui nous sont offertes. Si certaines seront une évidence, d’autres sont beaucoup moins connues mais tout autant utiles. Parcourons-les ensemble.

Un petit rappel pratique

Avant de plonger dans le vif du sujet, il nous paraissait intéressant de faire un petit rappel sur les champs disponibles des courriels.

Si les champs De et À nous sont familiers en tant qu’expéditeur et destinataire(s), nous souhaitons apporter une petite précision sur les deux champs suivants. En effet, nous avons remarqué qu’un certain nombre de personnes confondaient encore Cc et Cci. Cela vient sans doute de leurs abréviations.

• Il faut savoir que l’abréviation Cc signifie Copie Carbone. Trop de monde confondent ce champ avec ce qu’on appelle communément la copie cachée.
• De fait, la copie cachée correspond au champ Cci signifiant Copie Carbone Invisible.

Si vous ne voyez pas les champs De et Cci lors de la création d’un nouveau courriel, vous pouvez les ajouter simplement grâce aux boutons suivants, dans l’onglet Options des courriels.

Nous terminerons ce rappel en vous rappelant que les personnes présentes dans les champs À et Cc ne voient pas les personnes en Cci. Par contre, ces dernières voient les adresses présentes dans les deux autres champs. Finalement, si on ajoute plusieurs personnes en Cci, ces dernières ne se voient pas entre elles.

Répondre à un courriel

Pour débuter, nous aborderons des fonctionnalités plus ou moins maîtrisées.

• Répondre (à tous)
  Bien que la plupart des utilisateurs maîtrisent ce dernier ainsi que son compère Répondre à tous, nous avons jugé utile de rappeler leurs différences. Répondre permet d’écrire à l’expéditeur uniquement tandis que Répondre à tous envoit le message à toutes les adresses inscrites en tant qu’expéditeur, destinataire(s) et en copie. Choisissez donc bien la manière dont vous souhaitez répondre pour vous assurer d’atteindre les bonnes personnes.

• Transférer
  Ensuite, nous avons également le classique Transférer. Celui-ci permet de transmettre l’information contenue dans le courriel à des personnes qui n’étaient pas concernées par l’échange initial.

Intéressons-nous maintenant aux autres possibilités qui nous sont proposées.

Les liens avec Teams

• Partager dans Teams
  Le message est transféré  dans Teams. Le courriel apparaît à l’intérieur d’un cadre, comme signalé dans la capture d’écran ci-dessous. Nous pouvons ajouter un message pour accompagner le transfert et utiliser les mentions des membres ou de l’équipe afin d’adresser correctement le message. Nous pouvons retrouver le courriel complet dans les fichiers. En effet, pour un courriel long, nous ne pouvons lire que le début du message. Le transfert en question peut s’effectuer dans un canal ou une conversation.

• Réunion
  Répondre avec une réunion permet de générer un rendez-vous depuis le courriel. L’avantage est que toutes les personnes concernées par le message sont automatiquement ajoutées. Le logiciel place les destinataires dans le champs obligatoire et les adresses en copie dans le champs facultatif. Nous pouvons bien sûr ajouter et supprimer des adresses selon notre bon vouloir. Grâce à cette option, le corps de l’invitation contient directement tous les échanges présents dans le courriel. Idéal lorsque des collègues doivent intégrer un dossier en cours.
• Répondre (à tous) par un message instantané
  Deux options nous permettant à nouveau de déplacer la discussion dans Microsoft Teams. En effet, le logiciel va ouvrir une fenêtre de conversation MS Teams. Dans le cas où une conversation existe, le logiciel la reprend automatiquement, sinon il en crée une nouvelle. Par contre, le courriel n’est quant à lui pas repris.

Encore d’autres possibilités

• Transférer en tant que pièce jointe
  Cela génère un nouveau courriel vide qui a pour pièce jointe le courriel d’origine. L’objet du nouveau message reprend l’objet du message d’origine.
• Appel
  Si vous utilisez MS Teams et que l’expéditeur est un collègue, vous appellerez automatiquement cette personne via Teams. En cliquant sur la flèche située à droite de ce bouton, vous affichez les différents numéros ou manières de contacter la personne concernée. Vous pouvez donc la contacter via Teams ou son numéro direct, par exemple.

Faire tomber les barrières des langues

La dernière option est la traduction du message qui peut être très pratique. Sans être parfaite, elle permet de comprendre facilement un message dans une langue étrangère. Dès que vous avez lancé la traduction, vous retrouverez deux boutons supplémentaires sous l’en-tête du message. Ils vous permettent d’Afficher l’original ou d’Activer la traduction automatique.

Si vous choisissez cette option, tous les courriels que vous recevrez dans une langue étrangère seront automatiquement traduits dans la langue de votre choix. Dès son activation, cette option sera remplacée par l’accès aux Préférences en matière de traduction.

En cliquant sur ce bouton vous accéderez directement à la gestion de la traduction qui se trouve dans l’onglet Langue des Options d’Outlook.

Comme nous l’avons mentionné ci-dessus, nous utilisons fréquemment MS Outlook, mais nous n’utilisons pas toujours son plein potentiel. Silicom Group espère que cet article vous aura donner les moyens de vous faciliter la vie dans certaines situations.

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