Les utilisateurs de Teams ont vu arriver une nouvelle fonctionnalité cette semaine. En effet, nous avions relayé l’annonce de Microsoft concernant les webinaires Teams. La firme de Redmond avait annoncé que le déploiement de cette nouvelle fonctionnalité débuterait en mars 2021. Celle-ci est maintenant active dans notre environnement. Découvrons donc ensemble les détails des webinaires.

Comment les créer

Première chose à voir, nous pouvons facilement en créer en passant par le chemin habituel. Dans le calendrier de Teams, vous trouverez une petite flèche vous permettant d’ouvrir un menu déroulant et d’y sélectionner le webinaire.

Suite au clic sur le webinaire, vous allez retrouver une fenêtre dont nous avons l’habitude. Et oui, elle ressemble beaucoup à la fenêtre standard pour les réunions MS Teams.

C’est un bon point car cela évite à l’utilisateur de devoir se familiariser avec une énième nouvelle fenêtre. Malgré tout, quelques petites différences apparaissent. Ce sont elles qui créeront la différence entre la réunion et le webinaire au sein de MS Teams.

Des différences qui ont leur importance

Tout d’abord, nous observons que le formulaire est un petit peu différent.

Gestion des présentateurs

Les champs des participants cèdent leur place à ceux concernant les présentateurs. Vous n’allez dès lors préciser que les intervenants.

Les autres champs standards des réunions sont quant à eux présents. Les autres nouveautés vont concerner les inscriptions à l’événement.

Gestion des inscriptions

En effet, au sommet de la fenêtre de création, nous retrouvons deux options importantes.

La première concerne la catégorie de personnes devant s’inscrire. Vous pouvez choisir entre 3 possibilités

• Personne
• Les membres de l’organisation et les invités
• Tout le monde.

Si vous sélectionnez une des deux dernières options, vous aurez accès à un formulaire d’inscription. Il s’ouvre dans une fenêtre différente.

Personnaliser le formulaire d’inscription

Nous distinguons cinq zones différentes dans cette fenêtre.

Barre d’outils

Tout au sommet de la fenêtre se trouve la barre d’outils. Elle nous permettra d’enregistrer les modifications apportées au formulaire d’inscription, de copier le lien d’inscription et de voir à quoi ressemble le formulaire dans un navigateur.

Bannière

Située juste en dessous de la barre d’outils, une zone prévue pour une image peut être agrémentée à la manière des annonces dans les canaux Teams. Il est à observer la petite flèche située dans le coin supérieur droit qui permet d’effacer l’image actuellement sélectionnée.

Informations de base

Plus bas, nous allons trouver les informations de base du webinaire. Nous pouvons donc ajuster

• le nom du webinaire pour l’invitation
• l’heure de début et de fin
• le fuseau horaire
• la description qui permettra de présenter la thématique du webinaire

Inscription des participants

Parallèlement à cette zone, nous pouvons configurer les champs nécessaires à l’inscription des participants. Les champs de base sont

• prénom
• nom
• adresse e-mail.

De plus, nous avons la possibilité d’utiliser d’autres champs préconfigurés. Vous les retrouvez ci-dessous.

Lorsque l’on clique sur la question personnalisée, nous pouvons choisir entre des questions à choix ou des questions avec un champ d’entrée texte. Nous allons également déterminer si la question doit être obligatoire ou non.

Gestion des présentateurs

La dernière zone, quant à elle, va nous permettre d’indiquer les différents présentateurs de la session. Nous préciserons leur nom et prénom ainsi qu’une petite biographie.

Lorsque les modifications ont été apportées, il est important d’enregistrer nos modifications grâce au bouton vu précédemment dans la barre d’outils de la fenêtre de personnalisation.

Cela aura pour effet de nous présenter le formulaire d’inscription tel qu’il apparaîtra pour les participants.

Partager l’invitation

Dès que l’événement est enregistré, nous pouvons diffuser le lien d’inscription au webinaire. C’est un simple lien web et il peut donc être utilisé de la manière que l’on souhaite, que ce soit dans un courriel, un message Teams ou sur une page de notre site internet, par exemple.

Liste des participants

Lorsque l’événement est créé, nous retrouverons dans ses détails la possibilité de télécharger la liste des participants. Pour ce faire, il suffit simplement de cliquer sur le bouton Inscription situé juste avant la description et le lien de participation.

Page d’inscription

Lorsque les utilisateurs cliquent sur le lien de participation, ils seront redirigés vers une page internet leur permettant de s’inscrire.

Dans notre exemple, il est intéressant de remarquer que certains champs ont été remplis automatiquement. En l’occurrence, les champs Prénom, Nom et Adresse e-mail ont été préremplis. Cela vient du fait que nous avons paramétré les inscriptions à ce webinaire uniquement pour les membres de l’organisation. Ils doivent donc être identifiés et certaines informations sont donc connues du logiciel.

Les utilisateurs remplissent les éventuels champs restants et cliquent sur le bouton S’enregistrer maintenant. La partie de droite va faire place à un message de confirmation.

Courrier de confirmation automatique

Comme il est précisé dans le message de confirmation, un courriel est envoyé à l’adresse donnée par l’utilisateur.

Il est intéressant de remarquer qu’un fichier .ics est joint au courriel. Il permet à l’utilisateur d’ajouter directement le webinaire à son calendrier.

Encore des petits soucis de jeunesse

Cette nouvelle fonctionnalité étant récente, et même si ça ne devrait pas être une excuse, elle souffre pour l’instant de petits problèmes. En effet, nous pouvons remarquer, dans la page d’inscription, que la bannière que nous avions ajouté précédemment n’apparaît pas.

De plus, la phrase de titre de la confirmation n’est pas tout à fait française.

Finalement, nos tests nous ont permis d’identifier un petit souci supplémentaire. Dans la liste des participants susmentionnée, nous observons, malheureusement, que seuls les champs présents de base dans le formulaire d’inscription conservent la réponse transmise.

Nous remarquons que les champs des colonnes C et D sont vides.

C’est dommage mais il y a fort à parier que suite aux retours utilisateurs, Microsoft apportera les modifications qui s’imposent. Du moins, nous l’espérons.

Dans le webinaire

Lorsque vous lancez le webinaire, vous retrouvez vos repères habituels. En effet, l’interface des webinaires est identique à celui des réunions Teams. Vous aurez accès aux salles pour petits groupes, aux sondages Forms et à toutes les fonctionnalités habituelles.

Ajout d’application

Une option très intéressante que nous n’avons trouvée que dans les webinaires est l’ajout d’application. Dans les réunions, vous devez prévoir à l’avance quelles applications vous souhaitez utiliser. Dans le cas des webinaires, vous pouvez vous décider lorsque vous y êtes. Vous retrouvez ce bouton supplémentaire en cliquant sur les trois petits points représentants les Autres options.

Vu le potentiel repéré durant nos tests, nous espérons que Microsoft corrigera rapidement les soucis actuels. Cela étant, les webinaires pourraient rapidement prendre de l’ampleur. Selon nos observations, ils nous permettent de faciliter

• l’organisation
• l’inscription
• le suivi

des participants de nos réunions distancielles. Nous nous réjouissons de voir arriver les autres améliorations annoncées par Microsoft et qui améliorera encore l’expérience utilisateur de nos visioconférences.

Si vous avez besoin d’assistance pour la mise en place de ces outils, les équipes de Silicom Group peuvent vous soutenir et vous accompagner dans cette transition.

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