Microsoft continue de faire évoluer Teams. Nous avons vu arriver, en ce début d’année, une fonctionnalité annoncée au dernier Ignite de novembre 2020 : Les approbations.

Dans notre quotidien professionnel, nous avons régulièrement besoin d’obtenir des approbations ou de valider certaines de nos  tâches ou documents. La question qu’on rencontre souvent dans les PME est de savoir quel doit être le bon canal, le bon ton etc. pour avoir éventuellement une bonne tracabilité. Nous allons pouvoir nous faciliter la tâche grâce à la nouvelle fonction d’approbation.

Elle se veut à la fois facile d’utilisation et de compréhension. Elle va certainement évoluer au fil des mois mais nous permet déjà de voir les grandes lignes de son utilisation.

Où sont les approbations?

Cette fonctionnalité est une application. Comme toutes les applications, elle peut être trouvée en cliquant sur les trois petits points.

Si vous ne la retrouvez pas directement là, pensez à utiliser la recherche d’application qu’on voit également sur la capture d’écran précédente. On peut déjà remarquer qu’elle est en anglais, du moins pour l’instant. Nous ne savons qu’elle est la politique de Microsoft à ce sujet mais nous observons que l’application est totalement en anglais et nommée Approvals. L’habitude prise avec les outils Microsoft nous laisse penser qu’une version française arrivera prochainement. Wait and see.

Comme toutes les autres applications, nous avons la possibilité d’épingler les approbations sur le bandeau de gauche. Pour ce faire, il suffit d’effectuer un clic-droit sur l’application et de sélectionner Épingler. Nous remarquons également que nous pouvons ouvrir cette application dans une nouvelle fenêtre avec la première fonction visible dans la capture suivante. Nous supposons qu’elle s’appelle Application dans nouvelle fenêtre.

Comment envoyer des demandes d’approbation ?

Vous pouvez faire vos demandes de différentes manières. Nous allons voir comment faire depuis l’application dédiée ainsi que dans les équipes ou conversations.

Dans l’application dédiée

Lorsque vous êtes dans l’application, vous allez voir le bouton New approval request qui vous permettra simplement d’ouvrir l’écran de création des demandes.

Dans l’écran principal de l’application dédiée, nous pouvons voir les requêtes reçues ainsi que celles demandées. Il est également possible de filtrer les requêtes même si cette option n’est pas très poussée. En effet, nous ne pouvons extraire que les requêtes en cours ou les requêtes personnalisées que nous verrons plus loin dans notre article.

Depuis une équipe ou une conversation

Dans les équipes et les conversations, il est également possible de créer des demandes d’approbation. Vous ne pourrez choisir que les personnes présentes dans l’équipe ou la conversation en question. Il est à noter que les canaux privés ne permettent pas de créer de demande d’approbation.

Vous trouverez le bouton dans la barre d’outils des nouvelles discussions ou des réponses.

La création de la demande

Dans l’écran de création, nous devons remplir plusieurs éléments.

Tout d’abord, nous devons nommer notre demande. Choisissez toujours un titre qui permet à l’approbateur de connaître le sujet de la demande. Nous pouvons ensuite préciser qui doit approuver notre requête. On peut voir un bouton-poussoir en-dessous des approbateurs. Ce bouton nous permet de préciser si une validation suffit ou si toutes les personnes mentionnées doivent valider notre demande.

Nous pouvons de plus donner des informations supplémentaires pour motiver notre demande, par exemple. Si c’est un document que nous devons valider, nous pouvons directement le joindre à la demande. Pour choisir cette pièce jointe, nous pourrons explorer les répertoires de notre ordinateur.

Le dernier bouton que nous pouvons voir sur la capture d’écran ci-dessus permet de proposer aux validateurs des réponses personnalisées et adaptées à notre question. Si nous activons ce bouton, deux champs sont disponibles pour proposer les réponses que peuvent nous donner les validateurs.

Au niveau des réponses, les validateurs peuvent, de base, accepter ou refuser notre demande. L’autre possibilité concerne les réponses personnalisées vues plus haut.

Nous pouvons voir que cette fonctionnalité vraiment simple d’utilisation permet d’être rapidement et simplement efficaces pour tous les processus demandant des approbations. Nous verrons ces prochains mois comment elle évoluera.

Si vous souhaitez des conseils ou un accompagnement pour la mise en place de Microsoft Teams ou des approbations au sein de votre organisation, n’hésitez pas à contacter Silicom Group. Nous nous ferons un plaisir de discuter de vos besoins plus en détails.

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