Nous sommes aux portes des fêtes de fin d’année et Microsoft place sous le sapin une fonctionnalité attendue depuis un petit moment : Les breakout rooms, nommées en français « salle pour petit groupe » ou « salles de dérivation« .

Cette nouvelle fonction est intégrée aux réunions MS Teams. Elle devrait ravir tous les amateurs de sessions de travail en petits groupes. En effet, jusqu’à maintenant, il nous fallait créer différentes séances en parallèle. Ces séances indépendantes compliquaient énormément l’organisation de ce type de séance, les rendant quasi impossibles à mettre en place via MS Teams.

Comme nous allons le voir, Microsoft corrige le tir et met à disposition de ses utilisateur un moyen simple de créer ces salles pour petits groupes.

Ça se trouve où ?

Tout d’abord, pour pouvoir en profiter, vous devez avoir activé la nouvelle expérience de réunion. Pour rappel, cela se fait dans l’onglet Général des paramètres de Teams.

Dès lors, vous retrouverez cette fonctionnalité dans le bandeau de la réunion.

Un clic sur le bouton en question nous permet d’accéder à la fenêtre de création des salles de dérivation, comme les appelle Microsoft.

La gestion des salles de dérivation

Premières étapes

Choisissez tout d’abord le nombre de salles à créer. Après avoir déterminé ce nombre, vous pourrez choisir si les participants doivent être affectés automatiquement ou manuellement. Nous nous attarderons plus sur cette seconde option.
En cliquant sur le bouton « Créer des salles« , nous verrons apparaître le bandeau latéral suivant sur la gauche de la fenêtre de la réunion.

Ensuite, vous devez répartir vos participants dans les salles précédemment créées. Il nous suffit de cliquer sur le bouton en question pour déployer la liste de nos participants. Nous sélectionnons les participants qui nous intéressent et, grâce au bouton « Attribuer« , les plaçons dans la salle qui nous convient.

La répartition effectuée, le logiciel nous le précise.

Comme vous pouvez le voir, vous pouvez sans autre ajouter des salles supplémentaires grâce au bouton mis en évidence dans la capture suivante :

L’utilisation des salles

Vos salles sont pour l’instant encore toutes fermées. Pour les ouvrir toutes en même temps, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Démarrer les salles« .

Cela aura pour effet, en plus de l’ouverture des salles, d’envoyer un message aux participants pour les avertir de leur prochain transfert dans les salles en question.

Vos salles sont maintenant ouvertes et les participants y ont été déplacés.
Nous observons que le bouton d’ouverture sert maintenant à la fermeture de toutes les salles et que si nous plaçons notre curseur à la hauteur d’une salle, trois petits points apparaissent pour nous proposer divers options.

Ces options dépendent du statut de vos salles, comme vous l’avez sans aucun doute deviné. En effet, vous pouvez ouvrir une salle fermée de manière unitaire.

Lorsqu’elle est ouverte, vous pouvez rejoindre la salle pour soutenir les participants. Vous pouvez également la renommer en tout temps ou la fermer si elle n’est plus nécessaire. Cela aura pour effet de renvoyer les participants de la salle dans la réunion principale avec ce petit message d’accompagnement :

Vous pourrez également décider de fermer toutes les salles au même moment grâce au bouton Fermer les salles.

Pour supprimer une salle, cette dernière doit être fermée.

Les options des salles de dérivation

Finalement, à la hauteur du titre du bandeau latéral mentionné plus haut, nous repérons assez aisément les trois petits points significatifs des options, elle sont au nombre de trois. 

Premièrement, vous pouvez publier une annonce. Cette fonctionnalité demande bien sûr l’ouverture des salles . Cela aura pour effet d’envoyer un message dans les conversations de toutes les salles de dérivation.

Vous ne pouvez, par contre, accéder aux autres options que lorsque les salles sont fermées. Les paramètres des salles vont vous permettre de gérer deux choses.

La première automatise le transfert des personnes vers les salles de dérivation lors de leur ouverture. Cette option décochée, une fenêtre pop-up apparaîtra pour les participants. Elle les invitera à rejoindre la salle tout en leur laissant le libre choix de le faire ou non.

Le deuxième paramètre, quant à lui, déterminera si les participants peuvent de leur propre chef quitter la salle de dérivation pour revenir dans la réunion principale. A l’heure où nous écrivons ces lignes, cette fonctionnalité ne semble pas fonctionner et les participants peuvent revenir dans la réunion principale à leur guise.

Finalement, la dernière option se nomme Recréer des salles. Il faut savoir que cela détruira les salles existantes pour en recréer des nouvelles.

Microsoft nous permet enfin de pouvoir télétravailler en petits groupes lors de nos séances de travail et c’est un nouvel ajout non négligeable aux réunions Teams. Silicom Group peut vous accompagner pour la mise en place des outils de la suite Office et dans les processus qui en découlent. N’hésitez pas à nous contacter.

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