Chaque année a lieu en automne le Microsoft Ignite. C’est un événement qui dure plusieurs jours et durant lequel Microsoft annonce les nouveautés à venir. Pour la première fois, l’Ignite a eu lieu uniquement de manière online et s’est déroulé du 22 au 24 septembre derniers.

Ce deuxième article se concentrera sur les principales annonces concernant Microsoft Teams sans tenir compte des fonctionnalités de réunions traitées dans notre précédent article.

La recherche améliorée

La recherche sera la première fonction que Microsoft améliorera. Elle nous permet déjà de rechercher dans les différentes discussions (équipes) ou conversations (tchat), les personnes ou les fichiers. Il est malgré tout parfois difficile de s’y retrouver. Microsoft nous fait la promesse de nous faciliter la vie avec cette nouvelle expérience de recherche boostée à l’intelligence artificielle.

En effet, cette nouvelle fonctionnalité devrait nous permettre d’effectuer nos recherches en y ajoutant une notion de contexte au niveau des conversations et des canaux. Cela nous facilitera la tâche, surtout  lorsque l’on discute avec beaucoup de collègues au sein d’un même projet.

De plus. Nous bénéficierons d’une recherche des images enrichie à l’intelligence artificielle. Cela nous permettra de trouver plus facilement les images, photos et logos au sein de notre organisation.

Ces différentes considérations relativement techniques seront accompagnées par une nouvelle interface de recherche qui devrait les rendre plus intuitives. La nouvelle recherche devrait arriver encore cette année.

Le panneau d’informations et les actions supplémentaires

Vous avez peut-être remarqué que l’interface de vos équipes avait sensiblement changé. De nouveaux boutons sont apparus dans le coin supérieur droit, en plus de celui qui nous permet de démarrer les nouvelles conversations. Même si certains de ces boutons n’ont pas attendu les annonces de l’Ignite 2020 pour apparaître, nous allons faire un rapide tour d’horizon de cette partie de l’interface.

Tout d’abord, nous obtenons rapidement des informations sur le canal. Le premier élément permet de connaître si le contenu du canal est disponible pour les membre de toute l’équipe ou uniquement du canal. Cela nous indique donc si le canal est standard ou privé. Ensuite, on nous informe si des invités ont accès à l’information. Le bouton suivant permet de gérer les réunions au sein du canal, soit lancer une réunion, soit la planifier.

L’icône suivant permet d’obtenir pour l’instant des informations sur les membres de l’équipe tout en restant dans la discussion. Nous devrions rapidement voir arriver la possibilité d’épingler les messages importants. Ces derniers se retrouveront également dans le panneau d’informations.

Finalement, nous remarquons les trois petits points déjà présents au niveau du nom des équipes et lorsque nous plaçons notre curseur sur un canal. Cela permet d’accéder facilement aux différentes actions disponibles par rapport au canal actif.

Les approbations dans Teams

En octobre, nous devrions voir arriver les Approbations dans nos environnements Teams. Nous créerons des approbations directement dans les canaux ou dans les conversations. Une application dédiée nommée Approbations fera également son apparition. Les premières informations nous permettent de voir que nous aurons plusieurs types de requêtes possibles. Nous déterminerons la ou les personnes qui doivent approuver notre demande. Une option nous permet de choisir si la demande nécessite l’approbation d’une ou de toutes les personnes en question. Cette demande aura un titre afin de saisir rapidement le sujet ainsi qu’une description plus complète. Nous pourrons bien sûr ajouter des pièces jointes à approuver.

L’application dédiée nous permettra d’avoir une vue d’ensemble de nos demandes et de leur état ainsi que diverses informations. Nous pourrons bien entendu créer des demandes directement depuis l’application.

Microsoft espère, encore cette année, pouvoir ajouter des interactions avec Adobe Sign et DocuSign. Cela permettrait de rajouter un volet légal ainsi que des approbations sur des documents électroniques aussi bien au sein de l’organisation qu’à l’extérieur. De plus, grâce à Power Automate, le processus d’approbation va pouvoir être couplé avec plus de 350 applications telles que Dynamics ou GITHUB.

Les mentions par shifts

Shifts est un outil intégré à MS Teams. Il nous permet de gérer les plannings de nos équipes. Dans le même ordre d’idées, nous pourrons prochainement mentionner un shift. Cela nous permettra de notifier les collaborateurs actifs, selon le shift, au moment de l’envoi du message.

C’est une fonctionnalité pour les entreprises qui sont organisées en équipes. En effet, les équipes sont planifiées et organisées selon le shift et lorsque des annonces doivent être faites pour les collaborateurs actifs, nous utiliserons cette mention pour s’assurer que ce seront les seuls dérangés.

Les nouvelles applications de la Power Platform

La Power Platform est un ensemble d’outils mis à disposition par Microsoft et qui tourne autour de la donnée. Il est actuellement composé de Power Automate (anciennement Flow), Power BI et Power Apps le composent actuellement. Chaque outil a son but dédié, le premier gèrera les workflows alors que le  second permettra de consulter et d’analyser la donnée. Finalement Power Apps permettra, comme son nom l’indique, de créer des applications métier.

Tout ce petit monde va gentiment pouvoir s’interfacer avec Teams et nous permettre d’exploiter encore un peu plus la puissance de ces outils. Les développeurs vont même pouvoir intégrer leurs applications jusque dans les réunions Teams. Cela nous permettra de profiter de scénarios basés sur notre contexte et correspondant à nos besoins. A son lancement, plus de vingt partenaires proposeront de nouvelles extensions à Teams et ses réunions. On devrait voir arriver cette nouveauté dans le courant du mois d’octobre.

Des améliorations vont également être apportées à l’application Power BI for Teams et devraient apparaître durant la fin de cette année. Elles nous permettront de consulter plus facilement les données tirées d’Excel, par exemple. Microsoft a pour objectif de nous proposer un endroit centralisé dans lequel nous pourrons trouver et analyser les données. Cela nous sera possible grâce aux meilleures interactions avec Excel et Teams dans les canaux, conversations et les réunions.

Encore cette année, nous allons voir arriver la nouvelle application Power Automate for Teams. Elle nous permettra, via des templates, d’automatiser nos flux de travail directement depuis Teams. Nous bénéficierons également d’une nouvelle interface qui nous permettra plus simplement de créer des workflows. De plus, Microsoft va ajouter de nouvelles actions afin de diversifier encore plus les possibilités d’automatisation.

Insights dans MS Teams

Depuis plusieurs années, il devient de plus en plus clair qu’un employé bien dans ses baskets est un employé plus efficient. Cela incombe à l’employeur, en partie, mais nous demande aussi, en tant qu’employé, d’être capables de nous réguler. Malheureusement, parfois, le stress de nos journées et l’accumulation de tâches font qu’on ne prend plus de temps pour nous, pour relâcher la pression, pour lever la tête de notre guidon, comme on dit. Pour nous aider dans cette tâche, Microsoft annonce l’arrivée d’Insights dans Teams.

Cette nouvelle fonctionnalité qui devrait arriver dans les prochaines semaines s’inspire de ce que les utilisateurs de Microsoft 365 connaissent déjà par mail. En effet, nous recevons actuellement tous les débuts de semaine un résumé de notre semaine avec parfois des petits trucs pour améliorer notre collaboration.

Dans le même ordre d’idées, Insights for Teams nous permettra de visualiser différentes informations telles que le temps de travail personnel ou en réunion mais ira beaucoup plus loin. Des études ont prouvé que des pauses régulières permettaient une plus grande efficacité. Insights nous proposera des pauses ainsi que des activités pour les occuper. Dix minutes de yoga ou d’autres activités nous permettront de libérer notre esprit et de relâcher la pression.

Dans un contexte toujours plus pressé et toujours plus connecté, cet outil pourrait devenir le gardien de notre santé. En effet, il veut nous permettre d’être plus efficient au travail mais aussi de mieux décrocher lorsque nous terminons notre journée. Nous en reparlerons surement plus en détail lorsqu’il sera actif dans notre environnement.

De nombreuses nouveautés arriveront ces prochains mois. Teams devient l’outil central de notre quotidien professionnel.
Si vous avez besoin d’aide pour la mise en place ou besoin de conseils pour optimiser son utilisation ainsi que les autres outils de la suite Office, n’hésitez pas à nous contacter : https://silicom.group.

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