Microsoft Lists | La nouvelle application de la suite Office 365

Nous avons maintenant pris l’habitude de voir évoluer régulièrement notre environnement Office 365. Dans l’article de cette semaine, nous allons nous pencher sur une nouveauté toute fraîche : Microsoft Lists.

Cette nouvelle application, en cours de déploiement dans tous les environnements Microsoft 365, vient s’ajouter à la multitude d’outils déjà compris dans la suite M365. Sachez qu’elle est disponible dans tous les abonnements comprenant SharePoint. Il est possible que vous n’ayez pas encore toutes les fonctionnalités à votre disposition. Lists hérite et améliore une fonction bien connue des aficionados de Microsoft, les listes SharePoint. De ce fait, cette application n’est pas un doublon avec les outils existants puisque chacun d’eux auront leur utilité propre. Nous ne nous arrêterons pas sur l’utilité de chacun de ces produits ici, mais nous nous concentrerons uniquement sur Lists. Sachez que cette application est/sera disponible en application web, en application mobile et intégrée dans Teams.  Le déploiement a d’ailleurs commencé par cette intégration. Certains tenants n’ont pas encore accès à l’application dédiée et l’application mobile est attendue pour la fin de cette année.

Encore une application! Est-ce vraiment utile?

Vous vous doutez bien que si Microsoft investit du temps et des ressources dans le développement d’un nouvel outil, c’est que la firme de Redmond y voit un intérêt pour ses clients. Alors, qu’est-ce que Lists nous apporte concrètement? Et bien beaucoup de choses. En effet, quand on parle de listes, les premières à nous venir en tête sont les listes de tâches. Lists va bien plus loin.

En effet, pourquoi ne pas aussi faire une liste de son inventaire, documentée avec photos et numéros de série. Toutes les personnes ayant déjà essayé de le faire, dans Excel par exemple, se sont vite rendus compte de la complexité de le faire et, surtout, de le maintenir pour que cela reste efficient. Lists va vous aider. Que vous souhaitiez faire le suivi d’incidents, la planification d’un événement ou la gestion de votre inventaire, Lists sera l’outil idéal.

Qu’est-ce que Microsoft Lists

Découvrons maintenant à quoi ressemble cette application. Pour cela, nous utiliserons la version web, mais chaque version de l’application proposera des fonctionnalités identiques.

Créer une liste

Pour débuter, nous pouvons créer une liste. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur un des boutons correspondants encadrés en rouge dans la capture d’écran ci-dessous. Dès que nous aurons au moins une liste, seul le bouton supérieur sera encore visible pour créer les listes suivantes.

Nous arrivons ensuite dans le masque de création de la nouvelle liste. Nous avons plusieurs possibilités pour créer notre liste en partant :

  • d’une liste vierge
  • d’un document Excel
  • d’une liste Sharepoint
  • d’un des huit modèles actuellement disponibles

Sachez qu’il existe encore pour l’instant de petits soucis avec certains champs des modèles qui nous sont proposés.

Dans le cas d’un document Excel, le contenu est également importé alors que pour les autres, seules les colonnes seront générées. Il est également possible, dans l’importation d’un document Excel, de ne pas importer certaines colonnes selon notre besoin.

Lorsque j’ai choisi ce que je voulais générer, je vais pouvoir encore choisir quelques détails par rapport à ma liste, tels que son nom, sa description, le logo et sa couleur ainsi que là où elle sera stockée. Ce stockage peut être soit dans mes listes personnelles, soit dans un site existant.

Gérer une liste

Dès le moment où on a créé la liste, on va pouvoir y ajouter des éléments. Un point intéressant avec Lists, c’est que l’on peut gérer les colonnes en question comme on le souhaite ce qui nous donne une très grande liberté. N’hésitez pas à partir d’un document ou d’une liste SharePoint qui correspond en majorité à vos besoins et de modifier la liste qui sera nouvellement créée.

Sur l’écran principal d’une liste, nous allons directement pouvoir gérer tout ce qui nous intéresse. Dans la capture d’écran ci-dessous, vous voyez la liste stock avec un élément ajouté.

Tout d’abord, nous pouvons rechercher un élément de notre liste avec la barre située au sommet de l’écran. Cette recherche, selon nos tests, ne fonctionne, du moins pour l’instant, que sur le champ Titre. Ce champ est présent dans toutes les listes et ne peut pas être supprimé. Il peut, par contre, être renommé mais gardez en tête que ce doit être votre champ principal.

Ensuite, il est très simple d’ajouter un champ supplémentaire aux éléments de notre liste. Il nous suffit d’utiliser, pour cela, le bouton situé après la dernière colonne.

Nous parlerons brièvement des différents types à notre disposition plus loin dans cet article.

La partie de gauche de la barre d’outils :  les actions

Première fonctionnalité, l’ajout d’un élément supplémentaire à notre liste en cliquant sur le bouton « + Nouveau« . Cela ouvrira une fenêtre avec les différents champs de l’élément. Lorsque toutes les données sont entrées, nous pouvons les enregistrer grâce aux boutons situés au sommet ou au fond du panneau en question.

Grâce à bouton suivant « Modifier en mode grille« , Lists met à votre disposition un affichage qui peut étonner mais qui est très pratique. Comme dans Excel, celui-ci nous permettra de modifier rapidement toutes les « cellules » de notre liste et d’y voyager avec les touches Enter et tabulation. En cliquant sur le bouton « Quitter le mode grille« , l’application s’assurera que les modifications apportées ont bien toutes été prises en compte.

Le troisième bouton de notre barre d’outils est le bouton « Partager« . Les habitués de l’écran de création des liens de partage retrouveront une fenêtre familière. En lieu et place des différents types de lien, nous auront la possibilité de choisir entre trois options pour notre partage :

  • Contrôle total : Peut configurer, modifier et partager cette liste
  • Peut modifier : Possibilité de modifier ou d’ajouter des éléments. Impossible de partager cette liste
  • Consultation possible : Impossible de modifier ou de partager cette liste

Nous pourrons également introduire des adresses de courriel et déterminer si les utilisateurs doivent être avertis. Dès que nous ajoutons au moins une adresse, nous allons accorder l’accès aux personnes sélectionnées grâce au bouton prévu à cet effet.

La prochaine fonctionnalité va nous permettre d’exporter notre liste vers Excel. Option particulièrement intéressante lorsqu’on a filtré notre liste selon différents critères. Cela nous permet de n’extraire que les données les plus pertinentes.

Les deux fonctionnalités suivantes, « Automatiser » et « Power Apps » nous serviront à exploiter la pleine puissance de notre liste. Tout d’abord, nous allons rendre cette liste plus efficiente en automatisant des processus. Par exemple, il serait possible de générer un courriel lorsqu’un nouvel élément est ajouté à cette liste ou lorsqu’un élément obtient un statut spécifique. Bien sûr, c’est un exemple simple, mais les possibilités sont presque infinies grâce à l’outil Power Automate, anciennement Flow. La deuxième option est Power Apps qui permet de créer facilement, pour notre entreprise, des applications mobiles également utilisables dans Microsoft Teams. Nous allons donc pouvoir créer une application se basant sur notre liste et sur les champs composants les éléments de cette dernière.

Le dernier bouton de cette partie de la barre d’outils est représenté par la fameuse icône des trois petits points connus des utilisateurs Office 365. Derrière ce bouton se cachent deux options qui nous permettront de gérer nos notifications et nos alertes.

La partie de droite de la barre d’outils : l’affichage

Dans cette zone, nous allons pouvoir observer trois fonctionnalités. La première nous permettra de gérer différentes vues selon les besoins d’affichage de la liste. Nous n’allons pas beaucoup nous arrêter sur ces différentes fonctionnalités car elles vont dépendre des colonnes composant notre liste. Il est à noter que nous pouvons également créer des vues personnalisées.

A côté de la gestion des vues, nous trouvons un résumé des filtres. Ils se configurent sur chaque colonne et le logiciel nous donne la possibilité d’avoir un résumé des différents filtres appliqués sur notre liste. Nous pouvons également les désactiver temporairement ou les supprimer directement depuis ce panneau qui s’ouvrira sur la droite de la liste.

Finalement, à l’instar des documents dans OneDrive ou SharePoint, nous pourrons consulter des informations sur un élément de notre liste grâce au bouton situé tout à droite de la barre d’outils.

Le contenu d’un élément

Comme nous avons pu le voir plus haut, les listes sont composées d’éléments. Ces éléments sont eux-mêmes composés de champs disposés en colonnes dans la vue de base. Nous avons à choix différents types de champs à notre disposition :

Une seule ligne de textePlusieurs lignes de texteChoix (menu dans lequel effectuer un choix)
Nombre (1 ; 1,0 ; 100)Devise ( $, ¥, €)Recherche (informations déjà sur ce site)
Date et heureOui/Non (case à cocher)Lien hypertexte ou image
Personne ou groupeRésultat de la tâcheValeur calculée (calcul basé sur d’autres colonnes)
Données externesMétadonnées gérées 

Vous avez sans doute reconnu les types de colonnes des listes SharePoint. Nous vous rappelons que Lists est le successeur, en quelque sorte, des listes SharePoint. Sans nous attarder sur chaque type à disposition, nous pouvons voir que le choix est relativement vaste.

Pour consulter le contenu d’un élément, il vous suffit de double-cliquer sur la ligne de l’élément ou sur son champ principal.

Dans notre exemple, le champ principal est le champ « N° inventaire ». Nous pouvons ensuite parcourir les différents champs de l’élément dans le panneau de droite qui s’est ouvert. S’il vous faut modifier l’élément, vous pouvez cliquer sur le bouton « Modifier » situé tout à gauche de la barre d’outils lorsqu’on sélectionne un élément ou sur le bouton situé au sommet du panneau de visualisation de l’élément.

Nous avons couvert les principales fonctions de ce nouvel outil destiné à prendre de plus en plus d’ampleur ces prochains mois. Si notre article vous a donné envie de découvrir par vous-même cette application, n’hésitez pas à aller y faire vos premières listes.

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