Les produits Office 365 évoluent régulièrement et cela même lorsque c’est une application qui a plusieurs dizaines d’années telle qu’Outlook. Nous allons d’ailleurs dans cet article nous pencher sur une fonctionnalité qui a été nettement améliorée récemment, la recherche Outlook.
La nouvelle recherche Outlook
Tout d’abord, vous avez sans doute remarqué que la barre de recherche a quitté son emplacement habituel situé au-dessus de la liste des courriels pour se retrouver dans la barre de titre au sommet de l’application. En plus d’être cohérent avec les autres applications Office 365, cela donne un côté plus global à la recherche, avec raison. En effet, la nouvelle recherche va, lorsqu’on entre un mot ou une phrase dans le champ de recherche, effectuer sa recherche dans les courriels mais aussi dans les pièces jointes. Nous effectuerons donc la recherche dans le nom de l’expéditeur, les adresses De, À et en copie, l’objet, le corps du message et les pièces jointes.
Pensez donc toujours à affiner autant que possible votre recherche afin que l’outil puisse vous proposer les meilleures correspondances. Lorsque le logiciel vous propose des résultats qui a priori ne contiennent pas les mots-clés entrés, c’est très souvent qu’ils se trouvent dans les pièces jointes.
Mais concrètement, comment ça marche?
Notez que le logiciel ne traitera pas de la même manière une recherche faite en texte simple ou entourée de guillemets. En effet, une recherche dite simple telle que stephane permettra de faire ressortir les éléments suivants : stephane, Stephane, Stéphane, StEphanE, Stephan ou n’importe quelle combinaison de lettre correspondant à la recherche. Au contraire, la recherche entre guillemets ne s’arrêtera que sur le contenu correspondant exactement à la recherche à exception faite des majuscules et minuscules. Nous remarquons donc que la recherche par mot-clé n’est pas sensible à la casse.
Si c’est une adresse mail qui est entrée, elle sera recherchée de la même manière dans tout le contenu. Si on veut effectuer une recherche uniquement en tant qu’expéditeur, il faut préciser le champ « De » comme on peut le voir dans la capture d’écran suivante :
Le champ « Rechercher dans » nous permet de déterminer où la recherche doit être effectuée. Nous avons différentes possibilités :
- Boîte aux lettres actuelle concernera la totalité de la boîte email dans laquelle vous êtes actuellement
- Dossier actuel concernera le dossier dans lequel vous êtes actuellement
- Sous-dossiers concernera les sous-dossiers de votre boîte email
- Toutes les boîtes aux lettres concernera toutes vos boîtes emails
- Tous les éléments Outlook concernera vos différentes boîtes emails, vos archives, vos contacts, votre calendrier et vos tâches Outlook
Nous avons quelques informations de base pour utiliser la recherche. Voyons maintenant plus en détail les différentes possibilités qui nous sont proposées.
Les fonctionnalités plus en détail
Dans la capture d’écran ci-dessus, on peut voir qu’il y a un certain nombre de champs à disposition. Cela va nous permettre d’affiner notre recherche. Dans le cas où les champs présents ne suffiraient pas, nous avons la possibilité de modifier les options à disposition. Pour cela, il nous suffit de cliquer sur le bouton Ajouter d’autres options. Cela ouvre une liste de possibilités supplémentaires :
| Rechercher dans | De (de) | Pièces jointes (avecpiècesjointes) | Envoyé (envoyé) |
| Dans le dossier (chemindudossier) | À (à) | Contenu de pièce jointe (piècejointe) | Reçu (reçu) |
| Catégorie (catégorie) | Cc (cc) | Corps (corps) | Modifié (datedemodification) |
| Critère de diffusion (critèredediffusion) | Cci (cci) | Lu (estlu) | Date de début (démarrer) |
| État de l’indicateur (indicateurdesuivi) | Objet (objet) | Stratégies de rétention (stratégiederétention) | Date de fin (dû) |
| Importance (importance) | Taille des messages (tailledumessage) | Date d’expiration (expiration) |
Les critères
Quand vous utilisez ces critères, vous avez plusieurs recherches possibles selon la syntaxe de celle-ci :
- objet:morning coffee recherche dans l’objet des messages qui doit contenir « morning » ou « coffee »
- objet:(morning coffee) recherche dans l’objet des messages qui doit contenir « morning » et « coffee »
- objet: « morning coffee » recherche dans l’objet des messages qui doit contenir « morning coffee »
Certains détails peuvent avoir leur importance
Quelques petites précisions qui peuvent être pratiques à savoir :
- Pour utiliser ces options, vous pouvez soit passer par l’outil graphique, soit taper la commande dans la barre de recherche. Vous trouverez la commande entre parenthèse dans le tableau ci-dessus.
- Lorsque vous utilisez une des options ci-dessus en tapant la commande, ne mettez pas d’espace après les deux points. Mettre un espace aura pour effet de rechercher les caractères entrés uniquement en tant que mot-clé.
- Pour une recherche avec des caractères génériques, seule la recherche de suffixe fonctionne. Les recherches de préfixe ainsi que celles de sous-chaîne ne fonctionnent pas.
- Si votre recherche avancée (avec une des options ci-dessus) se fait sur plusieurs mots suivis, pensez à les mettre en guillemets pour qu’il tienne compte de toute la recherche
- Si vous placez un signe moins (-) devant une option citée ci-dessus, vous allez exclure ce critère de recherche.
Maintenant que nous avons vu les différentes possibilités qui nous sont proposées, il ne nous reste plus qu’à les exploiter.