Nous allons sortir un petit peu du cadre habituel des outils informatiques et nous intéresser à une problématique universelle, le changement. Nous nous appuierons sur la méthodologie de conduite du changement développée par la société PROSCI. Cette entreprise fait régulièrement des études auprès d’entreprises à travers le globe pour évaluer les résultats de la gestion du changement.
La seule chose constante est le changement. Cette phrase du philosophe grec Héraclite est vieille de plus de 25 siècles mais elle est toujours aussi vraie. Nous sommes en permanence confrontés au changement, qu’il soit personnel ou professionnel. Un déménagement, un heureux événement, une promotion professionnelle sont autant de changements qu’il va nous falloir gérer.
Un poids réel mais souvent ignoré
Certaines personnes trouveront le changement bénéfique alors que d’autres préfèreront que rien ne change. Comme nous le savons bien, chaque individu est différent. Par contre, nous oublions très souvent d’en tenir compte dans la gestion de notre entreprise. En effet, encore trop peu de responsables tiennent compte de ce paramètre lorsqu’ils effectuent des changements organisationnels ou d’outils professionnels.
Des outils pour nous venir en aide
Lors d’un récent sondage fait par PROSCI, 73% des participants ont estimés qu’ils étaient proches ou avaient dépassé le point de saturation. Ce point, lorsqu’il est atteint, rend tout changement extrêmement difficile à accepter par l’entreprise et ses employés. Il est important de tenir compte et de s’occuper de la saturation au changement, au moins pour diminuer son impact. Afin de tirer le meilleur des transformations que nous menons et que nous mènerons, PROSCI nous propose 6 recommandations.
1. Prendre le problème par le bon bout
Dans notre société actuelle, tout grandit et s’accélère. Les changements ne dérogent pas à cette règle et sans vue d’ensemble claire, il est difficile de savoir où nous en sommes. Un listing complet de tous les changements en cours et prévus est donc très important. Cela nous permettra de se rendre compte de la masse de travail à effectuer et à assimiler pour les utilisateurs. Il ne faudra également pas oublier de prioriser les différents changements et de distinguer les projets capitaux de ceux qui peuvent éventuellement attendre un peu. Cela est indispensable pour gérer efficacement le changement dans l’entreprise.
2. Ne pas tirer indéfiniment sur la corde
Une entreprise est comme une maison, lorsque nous en sommes responsables, les travaux ne cessent jamais. Mais il ne sert à rien de les lancer tous en même temps. Autant prendre le temps d’évaluer ce que chacun de nos projets peut apporter à la stratégie de notre entreprise. Les initiatives qui ne mènent pas aux objectifs fixés ne doivent pas être prioritaires et peuvent même être mis en attente. La masse de changement doit être planifiée et nous devons nous y tenir. Ce n’est pas parce qu’un changement s’est bien passé qu’il faut profiter de rajouter une charge supplémentaire. Vos responsables seniors seront également une des clés de la réussite de votre changement. Ils doivent être sur la même longueur d’onde que vous.
3. Une priorité élevée implique une approche structurée
Une approche structurée sera importante dans tous les projets prioritaires pour l’entreprise. Une évaluation des risques, des groupes impactés ainsi que des ressources à allouer au projet seront indispensables. Cela permettra de lancer le dialogue assez tôt entre la gestion de projet et la gestion du changement. Il a été prouvé qu’une bonne collaboration entre ces deux entités vous facilitera la vie. Elle permettra d’intégrer les personnes dans les activités de gestion du changement et leur donnera l’opportunité de trouver de la place dans leur emploi du temps surchargé pour les livrables.
4. Pour le sponsor, l’ABC c’est le b.a.-ba
Le sponsorship est le premier facteur-clé du succès du changement. Il est important pour les collaborateurs de voir que le(s) décideur(s) les accompagne(nt) dans le changement. Pour le leur montrer, les sponsors peuvent s’appuyer sur l’ABC : ils doivent
- être Actifs et visibles
- Bâtir une coalition de sponsors
- Communiquer efficacement sur les raisons du changement
Le sponsor peut et devrait être accompagné car il a un rôle-clé qui est extrêmement complexe.
5. Quand la fin n’est pas vraiment la fin
Parfois, nous avons l’impression que tout se termine lorsque la mise en place technique est effective et que les collaborateurs ont eu une formation de base. Mais il n’en est rien. C’est plutôt le moment où commence une phase primordiale: le renforcement. En effet, il nous faudra dès lors pérenniser le changement. Pour cela, nous devrons évaluer les résultats afin d’éviter un retour aux bonnes vieilles habitudes et de pouvoir mettre sur pied des actions correctrices. Ces actions nous permettront d’ajuster le changement à la réalité du terrain. Célébrer est un élément également indispensable mais qui a tendance à se faire avaler par le rythme effréné de nos journées. Cela étonnera peut-être certaines personnes, mais il faut prendre le temps de célébrer les étapes et les victoires, qu’elles soient individuelles ou en équipe.
6. La saturation n’est pas une fatalité
La saturation au changement génère de la fatigue. Cette fatigue va se révéler par des baisses de performances, de l’absentéisme et du désengagement des collaborateurs. Tous ces éléments vont péjorer la satisfaction de nos clients. Afin de mieux sentir les tendances au sein de notre organisation, il est important de garder un contact régulier avec les cadres, les employés et les sponsors. Les cadres proches du terrain devront mener leur(s) équipe(s) à travers le changement et leurs insuffler l’envie d’y « plonger ». Il faudra donc les y préparer et évaluer les équipes et les individus qui les composent afin de connaître leur niveau d’adoption.
Nous ne pourrons pas nous défaire du changement et de ses eaux tumultueuses. Il est par contre possible de les traverser de manière plus sereine en s’équipant de moyens adaptés.
Pour écrire cet article, nous nous sommes inspirés de cet article de Vincent PIEDBOEUF : https://www.nexum.eu/article/change-saturation-increasingly-common-and-here-what-you-can-do-about-it