Parmi les nombreuses fonctionnalités ajoutées par Microsoft ces dernières semaines, il y en a une qui a fait une entrée très discrète : L’archivage des équipes.

Cela va permettre aux propriétaires d’équipes de les figer. Elles seront encore accessibles mais les fichiers et les discussions ne seront accessibles qu’en lecture seule. Nous pourrons toujours, par contre, ajouter ou de supprimer des membres et de mettre à jour leur rôle.

Il faut être conscient que supprimer une équipe supprimera les canaux standards et privés ainsi que tous les documents. Nous vous conseillons fortement d’archiver l’équipe et d’attendre d’être certains de ne plus en avoir besoin avant de la supprimer.

Archiver une équipe

Pour archiver une équipe, il faut tout d’abord se rendre dans le panneau de gestion des équipes. Pour cela, allez dans les équipes et cliquez sur la roue dentée au fond de la fenêtre.

Ensuite, vous verrez la liste des équipes auxquelles vous avez accès. Parmi celles-ci, vous ne pouvez archiver que celles dont vous êtes propriétaire. Vous pouvez les identifier en regardant la troisième colonne, « Appartenance ». Tout à droite du nom de l’équipe il y a trois petits points pour ouvrir les autres options.

En cliquant dessus, vous allez ouvrir un menu dans lequel vous allez trouver le bouton « Archiver l’équipe ».

En cliquant sur ce bouton, une fenêtre d’avertissement apparaîtra comme vous le voyez sur la capture d’écran ci-dessous. Pour que plus personne ne puisse modifier le contenu des documents et le Wiki de cette équipe, cochez la case encadrée en rouge.

Cette équipe apparaîtra dorénavant dans les équipes masquées avec un logo significatif à la droite de son nom.

Si vous ne la voyez pas, rendez-vous d’abord dans le panneau de gestion des équipes et cliquez sur son nom. Ensuite, elle devrait restée visible.

Restaurer une équipe archivée

Vous pouvez retrouver facilement les équipes archivées dans le panneau de gestion des équipes que nous avons vu plus haut, vous trouverez les équipes actives et les équipes archivées.

Pour restaurer une équipe archivée, il vous suffit de la retrouver dans la rubrique correspondante, de cliquer sur les trois  petits points tout à droite de son nom et de sélectionner « Restaurer l’équipe ».

Voilà une fonctionnalité qui pourrait en intéresser plus d’un. Rendez-nous visite régulièrement pour suivre les prochaines nouveautés de Microsoft 365.