SharePoint #4 | La gestion des versions

Avec Office 365, SharePoint et OneDrive nous offrent des fonctionnalités très intéressantes. Dans le dernier article de cette série consacrée au cloud de Microsoft, nous allons découvrir une fonctionnalité grandement améliorée : le versioning ou gestion des versions.

Cette nouvelle gestion des versions nous est accessible pour tous les documents stockés dans le cloud de Microsoft qu’ils soient des documents Office (.docx, .xlsx, .pptx) ou autres ( documents pdf, images, mail, etc…).

Il y a par contre une petite différence entre ces deux types de documents (Office ou autres) dans la gestion des versions.

Pour les documents Office, nous pouvons les gérer de deux manières, soit directement dans l’application de bureau lorsque le document est ouvert, soit depuis l’interface web de OneDrive ou SharePoint. Pour les autres documents, nous ne pourrons le faire que depuis l’interface Web.

Peut-être que certains d’entre vous étaient habitués à utiliser le bouton « Restaurer les versions précédentes » accessible en faisant un clic-droit sur le document qui les intéressait, mais ce n’est plus par ce chemin qu’il faudra passer. Si vous ouvrez cette fenêtre, vous n’allez rien retrouver du tout.

Voici les deux manières de gérer les versions de vos documents.

Gestion des versions depuis l’application de bureau
Documents Office

Pour les documents Office, je vous propose d’ouvrir votre document dans l’application de bureau et de cliquer sur son nom. Cette action aura pour effet de développer un menu comme dans la capture d’écran ci-dessous.

  1. Vous pouvez tout d’abord voir la date à laquelle a eu lieu la dernière modification, à côté du titre du document. De plus, vous pouvez même identifier que c’est un document partagé grâce au pictogramme des deux personnes situé à côté du nom du document.
  2. Ensuite, vous aurez la possibilité de voir et de changer le nom du fichier en question dans la rubrique correspondante. Attention, modifier le nom du document ne crée pas une copie du document mais modifie bien son nom.
  3. Ensuite on peut voir son emplacement : l’exemple ci-dessus montrant un document dans mon espace personnel au sein de mon entreprise, mon OneDrive. En cliquant sur le bouton sous « Emplacement », vous allez avoir la possibilité de déplacer le document dans une certaine mesure, mais ce n’est pas aussi agréable d’utilisation que par l’explorateur de fichiers.
  4. Finalement, le bouton qui nous intéresse le plus dans cet article : l’historique des versions.

Historique des versions

Lorsqu’on clique sur le bouton en question, un panneau s’ouvre sur la droite de notre fenêtre nous listant par ordre chronologique les différentes versions enregistrées. Il est intéressant de savoir plusieurs choses sur ce versioning.

Tout d’abord, si vous laissez l’enregistrement automatique activé (ce que nous vous conseillons grandement), Office s’occupera de gérer les versions. Si vous travaillez pendant un certain temps sur le document, Office s’occupera de retenir certaines versions, environ toutes les dix minutes. Si vous le laissez ouvert mais que vous ne travaillez pas dessus, Office ne fera pas une nouvelle version identique à la précédente sans raison. Vous pouvez voir sur la capture d’écran ci-dessus que les modifications visibles ne concernent pas que notre utilisateur mais toutes les personnes y ayant accès. Dans notre exemple, nous voyons deux personnes travaillant dans deux entreprises différentes modifiant le même document grâce au lien de partage transmis selon notre précédent article (Sharepoint #2).

Un autre élément du versioning est le nombre de versions retenues. Ce chiffre va dépendre de la configuration faite sur votre environnement, de base, le nombre de versions retenues est de 500. Cela peut être augmenté mais ça nous laisse déjà un peu de marge pour récupérer d’anciennes versions.

Gérer les versions précédentes

Voyons maintenant ce que nous pouvons faire avec les versions précédentes. Dans les trois logiciels Office, nous pouvons ouvrir une version précédente, comme on peut le voir sur la capture d’écran ci-dessus. Lorsqu’on clique sur « Ouvrir la version », cette dernière s’ouvre dans une nouvelle fenêtre en parallèle de la version actuelle. Cela peut nous permettre de comparer les deux versions manuellement.

Le numéro de version ainsi que sa date et son heure d’enregistrement sont visibles à côté du nom du document. De plus, on peut voir dans la capture d’écran ci-dessus que l’enregistrement automatique ne se lance pas, ce qui est normal puisque c’est un document « archivé ». Il est d’ailleurs ouvert en lecture seule. Un petit bandeau vient s’ajouter en dessous du ruban habituel. Dans celui-ci, nous pouvons voir deux boutons.

  • Le premier, « Comparer », est une spécificité de Word, nous en parlerons un peu plus bas dans cet article.
  • Le deuxième, « Restaurer », se retrouve également sur Excel et Powerpoint. Il nous permet en un clic de remplacer la version actuelle du document par l’ancienne version. Il faut savoir que cela n’écrase rien, tout le contenu de chaque version est conservé. On décale simplement la version actuelle en la plaçant en tant qu’avant-dernière version et replaçons l’ancienne version comme version actuelle.

Comparer deux versions d’un même document

Parlons, finalement, de la fonctionnalité qui nous permet, dans Word, de comparer les versions. En cliquant sur le bouton y relatif, nous allons ouvrir une nouvelle fenêtre qui va nous permettre faciliter la comparaison des deux documents.

Nous pouvons identifier 4 zones qui vont nous aider à faire cela :

  1. Cette zone affiche l’ancien document, la version 59 dans notre exemple
  2. Vous retrouverez ici la version actuelle
  3. Dans la zone principale de l’écran vous trouverez, ce qu’on appelle, le document comparé. La version actuelle est affichée mais vous pouvez voir un trait rouge sur le bord gauche du document. Ce trait nous indique où se trouvent les différences entre les deux versions.
  4. Dans le panneau « Révisions », vous trouverez la liste des différences. En cliquant sur chacune d’elles, vous vous déplacerez à l’endroit où elles sont situées dans le document.

Vous pouvez comparer les deux documents, effectuer des copier-coller de chaque version dans le document comparé pour en faire une version consolidée et lorsque celle-ci est satisfaisante, vous pouvez l’enregistrer comme version actuelle.

Gestion des versions depuis le navigateur
Documents Office & autres

Voyons maintenant comment nous pouvons utiliser la gestion des versions depuis notre navigateur. Rappelez-vous que cette manière de faire fonctionnera pour tous les types de documents, y compris les PDF. Rendez-vous dans votre espace OneDrive ou SharePoint Online, depuis le portail Office (www.office.com) par exemple.

Vous allez voir, à la droite du nom du document qui vous intéresse trois petits points verticaux. En cliquant dessus, vous allez ouvrir un menu dans lequel vous trouverez en avant-dernière position le bouton « Historique des versions ». Cela nous permettra d’accéder à la liste des versions avec le numéro de version, la date d’enregistrement, le nom de la personne qui a apporté des modifications et la taille du document. Cette liste s’ouvre dans un panneau à droite de notre écran.

Lorsque vous placez votre curseur au niveau d’une version, vous pouvez voir apparaître à nouveau trois petits points qui vous donneront accès à trois options :

  • Restaurer la version
  • Ouvrir la version
  • Supprimer la version

Nous voici arrivés au terme de cette série d’articles à propos de SharePoint et des nouvelles fonctionnalités qui nous sont offertes par Office 365. En espérant que ces articles puissent vous permettre de profiter pleinement de ces belles possibilités dans votre quotidien.

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