SharePoint #3 | La co-édition des fichiers Office

Avec Office 365, SharePoint et OneDrive nous offrent des fonctionnalités très intéressantes. Cet article va traiter d’une belle nouveauté de la part de Microsoft, la co-édition simultanée.

Combien de fois avez-vous ouvert un document déjà en cours d’utilisation par un collègue et pour lequel vous voyiez apparaître le magnifique message :

Pb De Lecture Seule ! - Installation, Démarrage et Configuration ...

Généralement, la personne ayant ouvert ce document a dû s’absenter en urgence pour une raison obscure et il nous est du coup impossible de pouvoir y travailler jusqu’à son retour. Mais ça, c’était avant.

Avec Office 365 et le cloud de Microsoft, nous pouvons régler ce problème. En stockant vos documents sur OneDrive ou SharePoint, vous pourrez, en plus d’y accéder depuis n’importe quel appareil et depuis n’importe où, y accéder à plusieurs simultanément. Selon Microsoft, on peut être jusqu’à 3’000 personnes sur le même document. En tant que PME, nous sommes donc relativement rassurés.

Mais voyons d’un peu plus prêt ce qu’il nous faut pour que tout cela fonctionne :

  • Une zone de stockage partagé
  • Des applications prenant en charge la co-édition
  • Des documents adaptés à la co-édition

Bien sûr, il ne faut pas oublier de donner les bonnes autorisations aux co-éditeurs, soit comme nous l’avons vu dans l’article précédent (SharePoint #2) afin qu’ils aient la permission de modifier les documents en question, soit par les droits qui leurs sont accordés via Sharepoint.

Mais prenons l’exemple d’un document. Que signifient concrètement les infos précédentes pour lui? Tout d’abord, ce document doit être un document Word, Excel ou PowerPoint. En effet, ce sont les trois logiciels de la suite Office gérant la co-édition. De plus, il important de savoir, pour utiliser la version Desktop de ces logiciels, qu’il faut que les utilisateurs aient un Office 2010 ou une version plus récente pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité. Ensuite, il faut que ce document soit enregistré dans un espace de stockage partagé tel que OneDrive ou SharePoint. Finalement, ce document doit être dans une version qui prend en charge les dernières fonctionnalités d’Office, cela concerne les documents .docx, .pptx et .xlsx.

Si tous ces éléments sont réunis vous allez pouvoir collaborer simultanément sur le document avec toutes les personnes y ayant accès avec une dernière condition requise : l’enregistrement automatique doit être activé.

L’enregistrement automatique s’active par défaut lorsqu’on enregistre un document dans le cloud de Microsoft. Grâce à lui, plus de crainte si un problème survient avec notre ordinateur, notre travail est sauvegardé automatiquement au fur et à mesure que nous apportons des modifications à notre document. Vous pouvez identifier si cette fonctionnalité est activée en observant le coin supérieur gauche de vos logiciels Word, Excel ou PowerPoint et vous devriez trouver ce genre de bouton.

Le fait d’activer l’enregistrement automatique modifiera également le menu « Fichier ». En effet, nous avions l’habitude de retrouver les deux boutons « Enregistrer » et « Enregistrer sous » dans ce menu. Le premier disparaît et c’est normal puisque l’enregistrement est automatique et le deuxième a été renommé « Enregistrer une copie » alors que son fonctionnement est identique au « Enregistrer sous ». Il faut donc prendre l’habitude, avec cette nouvelle fonctionnalité, d’enregistrer une copie de notre document modèle avant de le modifier afin de le conserver intact.

Pour terminer cet article, sachez que si vous utilisez la version online des outils Word, Excel et Powerpoint, l’enregistrement automatique y est directement activé, vos données seront donc automatiquement sauvées et vous pourrez profiter de la co-édition simultanée sans souci. C’est d’ailleurs ce qu’utiliseront les personnes externes pour accéder aux documents que nous leurs partageons et qui leur permettra d’accéder et de travailler sur nos documents même s’ils n’ont aucune licence Office.

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