Avec Office 365, SharePoint et OneDrive nous offrent des fonctionnalités très intéressantes. Voici le premier article d’une série qui nous permettra de découvrir ce que nous avons à y gagner.
En préambule, il nous semble intéressant de rappeler la différence entre OneDrive et SharePoint. OneDrive est votre espace personnel au sein de votre organisation; Personnel et non Privé. Quant à SharePoint, il est l’espace commun dans lequel on stockera les documents utilisés par tous les collaborateurs et peut avoir le même usage qu’un serveur dédié à l’entreprise. Maintenant que ce point est clarifié, plongeons dans le vif du sujet.
Le premier point intéressant est que malgré le fait que nos documents soient stockés dans le cloud, nous avons un moyen très simple de les synchroniser avec notre machine et d’y avoir ainsi accès. En effet, il nous est possible de demander à l’outil de synchronisation de Microsoft de le faire pour certains dossiers SharePoint qui sont les plus utiles. Cela nous permettra d’accéder aux dossiers en question directement depuis notre explorateur Windows.
Pour cela, il nous suffit de nous rendre sur le portail Office (https://www.office.com), de nous connecter avec nos identifiants Office et nous voici directement dans notre environnement de travail.
Vous pouvez identifier directement dans le coin supérieur gauche que vous êtes dans votre organisation et vous trouvez sous la salutation d’usage, un accès rapide aux applications Microsoft auxquelles vous avez accès. Vous retrouvez d’ailleurs les deux applications composant le cloud de Microsoft qui nous intéressent dans cet article. Si vous ne les voyez pas dans cette courte liste, vous pouvez cliquer sur « Toutes les applications » pour retrouver la totalité des applications dont SharePoint et OneDrive.
Lorsqu’on se rend sur OneDrive ou sur un espace de document SharePoint, nous retrouvons une interface identique. Ce qui va nous intéresser ici est la possibilité de synchroniser un espace de document directement dans notre explorateur Windows. Cela nous permettra d’accéder directement aux répertoires et aux fichiers les plus importants sans avoir besoin de se connecter à chaque fois sur le web. Ainsi, nous verrons nos fichiers et répertoires de la manière suivante :
Comme vous le voyez sur la capture ci-dessus, vous pouvez même synchroniser plusieurs comptes. Cette synchronisation est individuelle et est unique sur chaque appareil sur lequel vous ferez cette action.
Un autre élément très intéressant est ce que Microsoft appelle les fichiers à la demande ou « Files On-Demand ». Cet élément permet à l’outil de synchronisation de ne télécharger que les fichiers utiles et évite de surcharger le disque dur de votre ordinateur. Nous avions traité cette fonctionnalité dans deux précédents articles :
Finalement, sachez que cette synchronisation est prévue pour gérer jusqu’à 300’000 éléments. Si votre entreprise a une multitude de documents, il vous faudra donc déterminer les répertoires les plus utiles et ne pas tout synchroniser sans réfléchir.