En 2020, nos entreprises nous invitent à privilégier le Home Office et les séances à distance plutôt que le présentiel.

Grâce à Microsoft Teams, il nous est possible d’interagir et de se côtoyer même si cela doit être à distance.

Nous allons voir quelques petits conseils pour optimiser notre expérience utilisateur dans cette situation.

En préambule, il me semble intéressant de vous rappeler les bonnes pratiques Microsoft Teams de base qui sont, premièrement, le fait de mentionner les destinataires de vos messages afin d’atteindre des personnes ciblées et de ne déranger que ceux qui doivent l’être et, deuxièmement, de différencier la réponse à une discussion existante de la création d’une nouvelle discussion afin d’assurer une cohérence des différentes discussions.

Mais maintenant intéressons-nous aux interactions grâce aux appels audio et vidéo.

Tout d’abord, Teams est un outil qui nous permet de ne pas nous « entasser » derrière un seul écran pour pouvoir suivre une séance. En effet, avec le lien de la séance, chaque participant pourra y participer depuis son poste/sa session de Teams. L’expérience est très agréable à faire et cela permettra même à l’organisateur de la séance de donner la main à l’un ou l’autre des participants. Dans la même idée, chaque participant pourra, si nécessaire, effectuer un partage de son écran.

Petit conseil subsidiaire, l’organisateur de la séance a la possibilité de couper les micros de tous les participants en 1 clic simplement. Pour cela, lorsqu’il est dans la séance, il lui suffit d’ouvrir le panneau des participants et de cliquer sur « Désactiver tous les micros ». Cela peut être utile lorsque nous sommes nombreux dans une séance et que certains utilisateurs ne sont pas encore à l’aise avec la gestion de leur micro. On évitera ainsi d’entendre les bruits ambiants de chacun pour pouvoir se concentrer sur la réunion en cours. Chacun pourra en cas de besoin réactiver son micro pour intervenir.

En ce qui concerne le lien d’invitation, il apparaîtra automatiquement si vous planifiez votre séance via Microsoft Teams. Si vous le faites depuis Outlook, pensez à l’ajouter systématiquement en cliquant sur le bouton « Réunion Teams ».

Il est à remarquer que vous pouvez directement générer une réunion Teams lorsque vous êtes sur votre calendrier en sélectionnant « Nouvelle réunion Teams » plutôt que « Nouvelle réunion » ou « Nouveau rendez-vous. L’ajout systématique de ce lien permettra grandement de faciliter la vie de vos participants.

Lorsque vous avez une séance Teams à laquelle participer, équipez-vous d’un casque avec micro. En effet, les périphériques de nos appareils ne sont pas vraiment adaptés à ce genre de séance. Par exemple, le micro de l’ordinateur aura tendance à prendre un spectre de sons moins ciblé ce qui fait que vos interlocuteurs entendront tout ce qui se passe autour de vous, parfois au détriment de votre voix.

En espérant que ces conseils amélioreront votre expérience utilisateur !