Lors de formations Microsoft Teams, une question revient très souvent : Que se passe-t-il si nous utilisons Teams et que nous souhaitons organiser une visioconférence avec des partenaires ne possédant pas Office 365?

Rassurez-vous, cela ne pose aucun problème. En effet, Microsoft a fait en sorte que son outil soit vraiment accessible au plus grand nombre.

Tout d’abord, il faut savoir que Teams peut être utilisé de manière gratuite et même si les fonctionnalités à disposition sont plus limitées par rapport à la puissance de cet outil en version payante, cela peut être un excellent moyen pour le découvrir. De plus, il suffira amplement pour la tenue d’une réunion à distance standard.

En effet, Microsoft demande à ce que le créateur de la visioconférence possède une licence payante afin de permettre à tous les participants de bénéficier de la force de l’outil. Si vous possédez un compte Office 365, vous n’aurez donc plus de souci. Mais comment cela se passe dans les faits?

Tout d’abord, il va vous falloir inviter les différents participants. Depuis Outlook, créez votre réunion et cliquez sur le bouton « Réunion Teams ». Cela ajoutera un bandeau à l’invitation de votre réunion qui  permettra aux participants de la rejoindre directement.

Si vous planifiez votre séance depuis Teams, le bandeau sera ajouté automatiquement lors de l’envoi de l’invitation.

Pour les personnes ayant lié de la téléphonie IP à Teams, vous remarquerez que vous mettrez également à disposition de vos interlocuteurs un numéro « classique » et un identifiant de conférence qu’ils pourront utiliser pour suivre la séance par téléphone.

Les participants recevront un e-mail avec une invitation pour la séance et verront donc le bandeau Microsoft Teams. Ils pourront rejoindre la séance en cliquant sur le lien en question et seront directement renvoyés vers la page web de Teams.

Sur cette page, deux possibilités s’offrent à eux. Ils pourront soit utiliser la version web, soit télécharger et installer la version pour ordinateur.

Je ne peux que conseiller aux participants externes de télécharger l’application de bureau, si possible. Bien sûr, il faut qu’ils puissent le faire sur un ordinateur personnel, mais les avantages de cette solution ne sont pas négligeables. En effet, l’application web ne permet pas, par exemple de donner la main sur son poste aux autres participants. Il n’est également pas possible de flouter l’arrière-plan en cas d’utilisation de la caméra. Le lancement d’une présentation PowerPoint n’est également pas aussi simple sur la version web. Toutes ces fonctionnalités sont présentes sur la version de bureau.

Lorsque le participant a sélectionné la solution qui lui convenait le mieux, il pourra choisir sous quel nom ou pseudo il veut être visible et déterminer s’il veut utiliser ou non le micro et la caméra.

Il peut être intéressant de remarquer qu’à côté des boutons d’activation de la caméra et du micro, il y a un bouton nommé Périphériques qui nous servira à déterminer quels sont les périphériques à utiliser. Il peut être plus simple de le faire avant d’entrer dans la séance plutôt que lorsque nous sommes en présence des autres participants. Nous sommes donc prêts à entrer dans la réunion. Pour cela, il suffit de cliquer sur le bouton joindre maintenant. Cela nous positionnera dans la salle d’attente afin qu’un des autres participants nous fasse entrer dans la séance et le tour est joué.

Grâce à Teams, nos visioconférences ne se limite plus à notre seule organisation.