Cet article est une traduction et une adaptation du post suivant : https://www.adoptandembrace.com/reduce-email/ 

En cette période estivale, une peur vient se mêler à l’attente des vacances. Celle de se retrouver, à la rentrée, noyé sous une avalanche d’emails à traiter. Voici un article qui vous permettra peut-être de gérer cette crainte. 

Le triage, cette manière de classer les choses selon le délai ou l’importance, est devenu incontournable dans notre environnement professionnel. 

Dominique-Jean Larrey, chirurgien en chef des armées napoléoniennes et considéré comme le père de la médecine d’urgence, avait mis au point une technique qui lui permettait de réagir rapidement aux situations si particulières du champ de bataille. Il classait les blessés en trois catégories : 

• Ceux susceptibles de vivre, peu importe les traitements 
• Ceux qui ont peu de chances de vivre, peu importe les traitements 
• Ceux pour qui des soins immédiats peuvent changer positivement le sort 

Ces règles ressemblent, d’une certaine manière, aux algorithmes utilisés par l’informatique d’aujourd’hui. Et vous, quels sont vos algorithmes au travail ? 

Par exemple, quelles sont les règles que vous utilisez pour trier et traiter le flux d’informations quotidien ? Nous avons tous tendance à fonctionner sensiblement de la même manière en traitant d’abord les choses très urgentes, ensuite les tâches moins dépendantes du temps et finalement les informations générales. 

Le problème arrive lorsque tout cela se retrouve dans notre boîte de réception. Là, nous ne retrouvons qu’une grande masse d’informations et notre algorithme ne fonctionne plus de manière efficace. On ne peut pas savoir que le 36^ème courriel de notre boîte de réception est indispensable pour nos échéances de la semaine sans parcourir la totalité de notre boîte de réception. De plus, parcourir toute notre boîte nous prendra du temps car nous serons sans cesse dérangés par de nouveaux courriels. Une course contre-la-montre commence alors, afin de réduire notre anxiété : notre objectif deviendra de vider notre boîte de réception , plutôt que de la prioriser . 

Ce problème vient d’un souci de conception. En effet, les courriels de notre boîte de réception ne sont pas classés par projet, client ou activité. De la même manière, notre boîte de réception ne sépare pas les courriels qui réclament notre attention de ceux qui peuvent attendre. Nous voulons directement atteindre les éléments prioritaires sans avoir besoin de perdre du temps à tout traverser et classer. Pour cela, nous allons voir que la solution se trouve non pas dans une boîte de réception mais dans de multiples boîtes. 

Comment savoir ce qui va se passer quand on ne distingue pas ce qui doit être fait rapidement de ce qui peut attendre ? Nous sommes tellement démunis qu’on nous a donné la possibilité de désactiver la réponse à tous. Il nous arrive même de décréter des jours sans courriel, mais il y a de meilleures solutions. 

S’appuyer sur l’intelligence des outils modernes 

Microsoft a fait un pas dans le bon sens et ajoutant la fonctionnalité de boîte « Prioritaire » à Outlook. Cette boîte intelligente pourra apprendre ce qui est important pour nous selon les courriels que nous y glisserons. Nous pourrons également lui donner des contacts que nous estimons « Prioritaires » et tous leurs mails arriveront dans cette boîte. 

Dans le même raisonnement, Gmail propose également d’autres boîtes en plus de la principale :  

• Réseaux sociaux : pour les notifications des réseaux sociaux 
• Promotions : pour les newsletters, promotions et offres 
• Mises à jour : pour les emails de confirmation, reçus et factures 
• Forums : pour les messages de groupes en ligne, de forums et de listes de diffusion 

Ainsi, nos emails seront organisés et, plutôt que d’avoir un seul grand dossier avec tous nos courriels, ils seront répartis par sujet dans différentes boîtes et je pourrai accéder à celle qui m’intéresse en priorité. 

Utiliser le mail avec parcimonie 

Gmail regarde l’expéditeur et le format de l’email pour le classer de manière intelligente, mais cette approche ne fonctionne pas au travail. En effet, Gmail ne saura pas que le mail de Georges concerne le projet X et non pas le projet Y et ne pourra, par conséquent pas le placer dans la boîte de réception du projet X. 

Notre problème de triage ne peut être résolu que si notre outil est organisé et qu’il nous permet de savoir si nous discutons, d’un projet, d’un sujet, etc. 

Au sein de Silicom Group, par exemple, les communications internes ne se font plus par courriel. Nous n’utilisons plus que Microsoft Teams. Selon le sujet de la discussion et les personnes à contacter, nous allons utiliser soit les discussions d’équipe, soit les conversations 1:1. Nous n’utilisons le courriel que si une personne externe à l’entreprise doit être impliquée. 

Cette option n’est pas un changement gratuit pour les utilisateurs. Ce n’est pas une décision personnelle, il faut que toute l’équipe, voire toute l’organisation, adopte et utilise le nouvel outil. Ce n’est que de cette manière que vous obtiendrez tous les bénéfices de cette solution et nous pouvons vous accompagner pour cela. 

Et si on triait ! 

Revenons au Dr Larrey et à la médecine de guerre. Bien sûr, nos actions quotidiennes au travail n’auront pas autant de conséquences, mais de la même manière, nous avons des échéances et des gens qui comptent sur nous. Ma manière de gérer les communications importe également pour moi, pour mon équipe et mon entreprise. 

Pour illustrer la manière de trier les communications du modern workplace, prenons l’exemple d’un retour de vacances après 2 semaines à l’étranger. 

Première chose intéressante, je n’ai pas un seul endroit où s’entasse l’information mais différentes « boîtes de réception ». 

J’attends des réponses de la part de clients pour des projets en cours, je vais donc commencer par consulter ma boîte email. On voit déjà que je n’aurai à trier que les communications venant de l’externe, l’interne étant dans d’autres « boîtes ». 

Ensuite, je me tourne vers Teams. Tout d’abord, je vais utiliser les principes de Teams pour m’aider à faire le tri dans les différents canaux de discussions. Pour cela, je vais d’abord me concentrer sur mon flux. Cela me permettra de cibler les discussions dans lesquelles je suis mentionné, les réponses à mes posts et les réponses aux posts auxquels j’ai répondu. 

Lorsque j’ai traité les différents messages qui me concernaient et qui attendaient une action de ma part, je peux me pencher sur les messages moins importants ou moins urgents. Je peux les identifier facilement car les canaux de discussions qui ont des messages non-lus de ma part sont en gras. 

A nouveau, ce qui est intéressant avec ces messages, c’est qu’ils ne viennent pas s’accumuler dans ma boîte email. Plutôt que ce soit l’information qui vienne à moi, c’est moi qui vais aller vers elle lorsque j’en ai besoin ou quand j’en ai le temps. 

J’ai assez facilement et assez rapidement une vue d’ensemble de la situation car l’information est déjà compartimentée par type (interne ou externe) ainsi que par sujet ou projet (pour les communications internes, dans Microsoft Teams). 

Imaginez un chef de projets responsable d’une myriade de projets. Il doit être au courant de tout. S’il n’utilise que les courriels, imaginez sa boîte de réception et à quel point ce sera compliqué de courir après les gens pour savoir où ils en sont. A la place de ça, grâce à Teams, il a accès à toutes les informations et peut les consulter lorsqu’il en a besoin. 

Le tri des communications est comme la prise en charge des blessés sur un champ de bataille. Votre boîte de réception est l’équivalent d’une tente pour accueillir des blessés. Il va falloir que vous fassiez le tri de tout, mais on peut aller plus loin. Imaginez que le tri se fasse une étape avant: les blessés sont déjà répartis dans différentes tentes selon leur type et vous savez déjà ce qui vous attend avant de rentrer dans chaque tente. Cela vous permet de mettre l’accent sur ce qui est le plus urgent, selon le moment. 

Cela permet d’avoir l’information souhaitée au moment opportun et, en plus, vous n’avez plus de surcharge de votre boîte de réception.